Компания МайТэк завершила проект внедрения системы Directum в ООО «ГидроТехАтом». Особенностью проекта стал широкий охват процессов – внедрены Базовые модули, Канцелярия, модули Управление договорами и Согласование счетов на оплату. В системе ведется формирование реестров платежей и комплектовочных ведомостей. Настроена синхронизация данных с 1С: Бухгалтерия 7.7.

 О компании

ООО «ГидроТехАтом» является производственной и инжиниринговой компанией. Основными направлениями деятельности предприятия являются проектирование, изготовление и поставка оборудования на объекты атомной энергетики и производство, монтаж и пусконаладка  отопительного оборудования.

Предприятие специализируется на следующих видах оборудования:

• вентиляционное оборудование для АЭС;
• емкостное оборудование для АЭС; 
• специальное технологическое оборудование для АЭС;
• оборудование для хранилищ ядерных отходов;
• промышленное отопительное оборудование, в том числе воздухонагреватели и газовые инфракрасные излучатели.

Предприятие имеет лицензии на право конструирования и изготовления оборудования для атомных станций и на право изготовления оборудования для судов и иных плавательных средств с ядерными реакторами.

Приоритетом «ГидроТехАтом» является качество выпускаемой продукции. На  предприятии действует сертифицированная по ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (ИСО 9001:2000) система менеджмента качества.

Ситуация

Внедрение Системы менеджмента качества (СМК) на основе Стандарта ISO 9001:2000 – стало важным шагом в развитии предприятия. Для выполнения требований Стандарта всеми сотрудниками в каждый момент времени требовалась и высокая корпоративная культура, и ответственность каждого сотрудника за результативность работы всего предприятия. При этом необходимость фиксирования всех этапов деятельности привело к лавинообразному увеличению рутинных операций, связанных с подготовкой и оформлением тех или иных бумаг. Решением вопроса, как построить эффективную СМК, которая будет способствовать развитию предприятия, а не принесет с собой множество ненужной бумажной работы, стало внедрение системы электронного документооборота Directum.

Выбор

Решение о внедрении СЭД Directum было принято после тщательного анализа систем, представленных на рынке. Система Directum показала абсолютное соответствие ключевым требованиям, поставленным руководством компании «ГидроТехАтом»: быстрая настройка системы, ее высокая масштабируемость и легкая адаптация под конкретные бизнес-процессы и задачи силами ИТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора.

Системным интегратором проекта выступил генеральный партнер Directum - ООО «МайТэк». Занимаясь внедрением и сопровождением только системы Directum, специалисты МайТэк обладают глубокими знаниями программного продукта и необходимым опытом реализации проектов внедрения СЭД на предприятиях производственной сферы (ООО «РусВинил», ГК «ОДИС» и т.д.).

Анализ целей проекта

Внедрение системы электронного документооборота должно было обеспечить достижение предприятием следующих целей:

• грамотная организация и координация документационного обеспечения работ подразделений;
• построение прозрачных для управления процессов взаимодействия сотрудников;
• предоставление средства управления и контроля для руководства за исполнением работ и функционированием системы управления качеством.

Решение

В рамках построения эффективной работы с бумажной документацией были автоматизированы следующие процессы:

• работа с входящими документами: первичная сортировка и классификация документов, регистрация, вынесение резолюций и поручений по документу, контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;
• работа с внутренними документами (приказы/распоряжения): разработка, согласование, подписание, регистрация, а также ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;
• контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам;
• работа с исходящими документами: разработка, согласование и регистрация, организация отправки адресату, контроль возврата при необходимости и формирование реестра почтовых отправлений;
• выполнение поисков электронных документов и регистрационно-контрольных карточек по различным параметрам;
• подготовка отчетности по документообороту организации.

В рамках договорных процессов автоматизирована работа с входящими и исходящими договорными документами на всех этапах процесса:

• разработка проектов договоров и их согласование, дальнейшее утверждение и подписание ЭП с учетом полномочий подписывающего лица в соответствии с регламентами (сумма договора, категория договора и др.);
• формирование листа визирования на основе электронных подписей (ЭП) договорных документов;
• регистрация договорных документов, отправка контрагентам и контроль их возврата;
• надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем;
• оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа, формирование комплектов документов по каждому договору и навигацию по ним;
• ведение шаблонов договорных документов, включающее разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов;
• подготовка отчетности в различных разрезах по договорной работе.

Кроме того, были автоматизированы следующие процессы:

• ввод, регистрация, согласование и уведомление об оплате счетов;
• формирование реестров платежей;
• работа с комплектовочными ведомостями;
• интеграция с 1С: Бухгалтерия 7.7.