Внедрение Directum в Российско-бельгийском предприятии ООО «РусВинил»

ООО "РусВинил" - одно из крупнейших российских нефтехимических предприятий - комплексно подошло к вопросу автоматизации документооборота и связанных с ним процессов. На предприятии внедрены модули Directum: Управление электронными документами, Управление деловыми процессами, Канцелярия, Управление договорами, Управление взаимодействием с клиентами и Управление доверенностями. Так же, специалистами компании МайТэк было реализовано специальное решение для автоматизации процесса управления обязательствами.

О компании

ООО "РусВинил" — стремительно развивающееся российско-бельгийского предприятие, созданное для строительства и эксплуатации интегрированного комплекса по производству поливинилхлорида (ПВХ) в Кстовском районе Нижегородской области.

Завод по производству ПВХ возводится по современным европейским технологиям, учитывающим требования в области экологии, безопасности и качества продукции, что обеспечит получение необходимого ассортимента марок ПВХ с низкими производственными затратами и в строгом соответствии природоохранным требованиям РФ.

Учредителями совместного предприятия являются российская газоперерабатывающая и нефтехимическая компания «СИБУР» и лидер европейского рынка ПВХ компания «SolVin».

Производственные мощности завода «РусВинил» составят 300 тыс. тонн суспензионного ПВХ, 30 тыс. тонн эмульсионного ПВХ и 235 тыс. тонн каустической соды в год.

Сайт компании: http://www.rusvinyl.ru/

Ситуация

«РусВинил» — это современное высокотехнологичное предприятие европейского уровня. Объемы производства ориентированы на импортозамещение российского рынка ПВХ.

Стоит отметить масштабность задач, стоящих перед проектной группой внедрения Directum:

• во внутренних процессах задействовано более 500 сотрудников, территориально удаленных друг от друга (офисы компании расположены в Нижегородской области и городе Москва). Для слаженной работы всех подразделений необходимо не только обозначить роли и ответственность каждого сотрудника в рабочем процессе, но и обеспечить их инструментом своевременного обмена информацией и оперативного решения вопросов, возникающих по ходу проекта;
• наличие большого количества контрагентов обуславливает большие объемы не только входящей, но и исходящей, и внутренней документации. Поэтому работа с ней должна быть грамотно построена и строго регламентирована;
• привлечение финансовых ресурсов инвесторов требует четкого планирования, контроля расходования, своевременной отчетности и высокой исполнительской дисциплины.

Реализовать эти функции только с помощью человеческих ресурсов достаточно сложно - слишком велики риски несвоевременности исполнения и ошибок. Поэтому решение об автоматизации процессов, обусловленных спецификой деятельности предприятия, было наиболее логичным и правильным выходом из ситуации.

Выбор

Конкурентным преимуществом Directum, на которое обратил внимание Заказчик, была ее функциональность: система полностью соответствовала всем требованиям и удовлетворяла потребностям ООО "РусВинил". Кроме того, система привлекла интуитивно понятным интерфейсом, возможностью адаптации под специфику предприятия, открытостью (легкость интеграции с действующими системами компании благодаря наличию специальных коннекторов) и приемлемой стоимостью.

Анализ задач

В ходе проекты были определены ключевые задачи для решения с помощью СЭД:

• организация документооборота в соответствии с ГОСТ и стандартами качества ISO;
• хранение и поиск информации в электронном виде, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов;
• организация работы с входящими документами: первичная сортировка и классификация документов, регистрация, вынесение резолюций и поручений, контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;
• работа с исходящими и внутренними документами: разработка, согласование, подписание, регистрация документа, контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;
• работа с входящей и исходящей договорной документацией: подготовка, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата от контрагента;
• создание системы оповещения профильных служб и автоматизация контроля над выполнением обязательств. Исключение риска дефолта, системное предоставление отчетной информации, архивирование всей документации и запросов, а также формирование отчетности по исполнению обязательств;
• автоматизация процессов обеспечивающих жизненный цикл продаж, начиная со сбора информации о клиенте, назначения и проведения встреч и заканчивая заключением договора. Создание базы лояльных клиентов, обеспечивающей оперативную работу с текущими и потенциальными клиентами, а также оперативный доступ к информации о них и истории взаимоотношений с ними в процессе продаж и маркетинговых мероприятий;
• автоматизация процессов оформления, продления доверенностей, а также их учета и поиска. Контроль сроков действия выданных доверенностей для их своевременного продления или возврата.

Решение

Изначально внедрение системы электронного документооборота было разбито на два этапа. В ходе первого этапа был создан архив электронных документов, оптимизированы и автоматизированы процессы работы с входящей, исходящей и внутренней документацией предприятия и ее регистрации, процессы управления договорными документами, а также контроль исполнения организационно-распорядительной документации и поручений руководства с помощью модулей системы Directum: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Классическое делопроизводство», «Управление договорами».

На втором этапе проекта были внедрены бизнес-решение "Управление взаимодействием с клиентами" и техническое решение "Управление доверенностями".

Так же, на этом этапе специалистами компании МайТэк разработано принципиально новое техническое решение «Управление обязательствами». В рамках решения ответственным отделам, в соответствии с настроенным расписанием, автоматически рассылаются задачи посредством механизма workflow Directum. По результатам их выполнения формируется отчет из более 300 показателей – контролируемым обязательствам, – список которых можно настраивать по потребностям заказчика.

Впечатления

«Внедрение системы Directum показало, что мы можем организовывать свои бизнес-процессы с учетом новых IT-технологий, которые помогают не только упростить и ускорить работу, но являются важными инструментами в достижении основных целей компании. C первыми успехами появилось еще больше планов в области развития ИС и электронного документооборота».

Евгения Весницкая, менеджер по ИТ-сервисам Службы ИТ и связи ООО "РусВинил".

Результаты

На сегодняшний день в системе успешно работает более 300 пользователей. Существенно сократилось время на поиск и согласование документов, повысилась конфиденциальность, и, возрос уровень исполнительской дисциплины.

Благодаря внедрению технического решения «Управление обязательствами» исключен риск «человеческого фактора», что особо важно для финансовых документов. Работа по сбору информации, исполнению обязательств, предоставлению отчетности для инвесторов и собственников выполняется четко в срок и осуществляется без ущерба для прочих обязанностей.

Благодаря возможности оперативного доступа к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий, стала более удобной работа с текущими и потенциальными клиентами.

Перспективы

Система успешно развивается, внедряются новые модули. Так, на сегодняшний день идут работы по внедрению бизнес-решения «Directum: Обращения граждан».