Внедрение Directum в крупнейшем многопрофильном холдинге Республики Марий Эл - ГК «ОДИС»

В крупнейшем холдинге Марий Эл ГК «ОДИС» успешно завершен первый этап внедрения системы Directum. Сертифицированным партером Directum – компанией МайТэк были автоматизированы внутренние бизнес-процессы в трех компаниях холдинга, а также оптимизированы сквозные процессы взаимодействия между ними.

О компании

Группа компаний «ОДИС» была создана в 2000 году. Сегодня это крупный российский холдинг, включающий в себя около 70 предприятий разных профилей. Общая численность работников холдинга составляет более 4000 человек. Организации, входящие в ГК «ОДИС», активно оказывают материальную и финансовую поддержку некоммерческим проектам и благотворительным фондам, направленным на возрождение и сохранение духовного, культурного и исторического наследия города и республики, развитие спорта, поддержку здравоохранения и образования.

Сайт компании: http://gkodis.ru/

Ситуация

Обеспечение эффективной деятельности группы компаний, территориально распределенной по республике Марий Эл и соседними регионами, требовало единых методик и инструмента управления компаниями холдинга. Создание новых направлений деятельности также требовало быстрого включения новых компаний в общую структуру и логику работы холдинга. На момент предпроектного исследования в компании существовали следующие сложности организации внутренних бизнес-процессов:

• необходимость печати большого количества копий документов;
• сложность поиска Центральным офисом документов в подразделениях;
• длительное согласование документов между компаниями холдинга;
• сложности при анализе состояния текущих поручений;
• отсутствие единого инструмента для эффективного и удобного взаимодействия внутри и между подразделениями группы компаний.

Выбор

При выборе СЭД учитывалась совокупность факторов, таких как наличие готовых технических решений; наличие проработанных методик внедрения и возможности гибкой адаптации решений под специфику деятельности каждого отдельного предприятия холдинга.

В качестве основного критерия при определении исполнителя работ было обозначено наличие у компании успешного опыта внедрения СЭД Directum в различных сферах экономики. Компания МайТэк наиболее полно удовлетворяла перечисленным условиям.

Анализ задач

На этапе подписания договора были обозначены задачи по автоматизации следующих бизнес-процессов:

• сортировка, регистрация, рассмотрение входящих документов, вынесение резолюций и контроль их исполнения;
• работа с исходящими и внутренними документами: разработка, согласование, подписание, регистрация документов, контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;
• работа с входящей и исходящей договорной документацией: подготовка, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата от контрагента;
• работа с заявками в отделе информационных технологий;
• подготовка и проведение совещаний и заседаний;
• ведение электронного архива документов;
• интеграция с системами 1С:8 и Prestima в части синхронизации информации по договорам и контрагентам.

Решение

Внедрение строилось на Базовых модулях Directum и бизнес-решениях «Классическое делопроизводство», «Управление договорами», «Управление совещаниями и заседаниями». Произведена интеграция с системами 1С:8 и Prestima.

Впечатления

«В наши дни сложно представить себе крупную и успешную компанию без современной системы электронного документооборота. Сейчас это стало уже скорее не конкурентным преимуществом, а необходимым условием эффективной деятельности. Раньше мы и не задумывались о том, насколько электронный документооборот и четко настроенные бизнес-процессы могут упростить взаимодействие внутри отдельного предприятия и всего холдинга в целом. И только внедрив у себя СЭД Directum, мы на деле ощутили все ее преимущества: это существенное сокращение времени на поиск, согласование документов, повышение их конфиденциальности и практически полное исключение их потерь, а также значительный рост уровня исполнительской дисциплины. Мы хотим поблагодарить компанию МайТэк за проделанную работу. Мы достойно оцениваем ваш профессиональный подход к работе и будем рекомендовать вас как надёжного партнёра».

Панин Михаил Витальевич, Генеральный директор ГРК «Stone Club».

Результаты

Начальный этап проекта завершился в марте 2013 года. Теперь в единой информационной системе работает порядка 150 сотрудников, в том числе высшее руководство. К работе в системе также подключены удаленные подразделения в г. Чебоксары. В электронном виде проходит рассмотрение и согласование документов с использованием электронно-цифровой подписи, вынесение резолюций и контроль над исполнением поручений. Упорядочено движение информации между подразделениями и компаниями холдинга, создано единое хранилище документов, обеспечена прозрачность деловых процессов.

По окончанию опытной эксплуатации в системе было создано 2571 документ, 4046 задач, 9942 заданий, из которых 8576 выполнено.

Перспективы

Успешное завершение первого этапа проекта повлияло на решение о расширении и дальнейшем развитии функционала системы. В настоящее время запланированы работы по внедрению Directum в филиалах компании.