Новая история развития: МайТэк внедрила ECM-систему Directum в НИИнефтепромхим

Компания «МайТэк» завершила процесс внедрения ECM-системы Directumв АО «НИИнефтепромхим». В рамках проекта были автоматизированы 9 бизнес-процессов по ключевым направлениям документооборота НИИ.

АО «Научно-исследовательский институт по нефтепромысловой химии» − это динамично развивающееся предприятие, соединившее в себе инновационные технологии и более, чем 38-летний опыт. НИИ ведет свою историю с 24 февраля 1978 года. Тогда перед специалистами института были поставлены две основные задачи: разработка технологий повышения нефтеотдачи пластов и разработка и организация производства химпродуктов. Задачи остались актуальными и в настоящее время. Но стремление соответствовать уровню требований, предъявляемых растущими российским и зарубежным рынками нефтепромысловых услуг, привело к трансформации НИИ в крупный научно-производственный комплекс. Сегодня НИИ работает в едином цикле: научная разработка — ОПР — проектирование — производство химпродуктов и технических средств — внедрение технологий — авторский надзор, маркетинг, сервисное обслуживание.

Внедрение ECM-системы Directum стало для АО «НИИнефтепромхим» не случайным выбором. НИИ следует современным тенденциям и непрерывно совершенствует работу каждого подразделения.

Внедрение СЭД должно было обеспечить:

• Прозрачность и удобство взаимодействия сотрудников
• Организацию единого пространства обмена документами
• Автоматизацию канцелярии
• Поэтапный контроль исполнения задач
• Управление договорными документами, командировками, отгулами и отпусками.

Проект закрыл все ключевые требования НИИ.

Реализация работ осуществлялась на базе 4 модулей: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия» и «Управление договорами». Исполнителем по проекту выступила компания «МайТэк» − генеральный партнер Directum с широким кругом компетенций в реализации аналогичных проектов.

Поэтапная автоматизация документооборота охватила 9 бизнес-процессов: 

• рассмотрение входящих документов;
• подготовка, согласование, регистрация и отправка исходящих писем;
• исполнение и контроль поручений;
• согласование и исполнение служебных записок;
• согласование и исполнение приказов и распоряжений;
• согласование внутренних регламентов, положений и инструкций;
• заявки на командировку;
• заявления на отпуск, отгул, увольнение;
• согласование и исполнение договорных документов. 

В настоящее время в СЭД активно работают все сотрудники, чьи функции напрямую связаны с документооборотом АО «НИИнефтепромхим». Локальный доступ к системе осуществляется через рабочие компьютеры сотрудников, удаленный – через мобильное приложение Directum Jazz и веб-доступ. В основном мобильное приложение использует руководящий состав НИИ, так как разъездной характер работы требует удаленного управления процессами. А мобильные решения помогают оставаться в курсе дел, оперативно отвечать на вопросы и ставить задачи на любом расстоянии от офиса. 

«В целях динамичного развития, повышения эффективности деятельности, организации взаимодействия между сотрудниками и структурными подразделениями, а также систематизации большого потока документооборота руководством АО «НИИнефтепромхим» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Система Directum позволила нам систематизировать и автоматизировать  ключевые бизнес-процессы, сделать их прозрачными и понятными для сотрудников. В настоящее время сотрудники, задействованные в бизнес-процессах, пользуются системой Directum, более того, предлагают идеи по совершенствованию имеющихся процессов, а также автоматизации новых процессов нашей компании. Особо хочется отметить, что сотрудники НИИ, работающие с истоков его образования, также с успехом освоили систему DIRECTUМ», − комментирует итоги внедрения Сафонова Галина, начальник отдела по организации работы с документами.

Система Directum в НИИ будет масштабироваться и функционально развиваться. В ближайшей перспективе - автоматизация новых рабочих мест и процессов.