ТАТСОЦБАНК повышает эффективность обслуживания клиентов с помощью системы Directum

Компания ООО «МайТэк» (г. Казань) успешно завершила первый этап внедрения ECM-системы Directum в ЗАО «ТАТСОЦБАНК». Особенностью проекта стала комплексная автоматизация ключевого для банка процесса работы с кредитными заявками. По итогам проекта обучение прошли более 150 сотрудников, 20 из которых получили статус сертифицированных специалистов Directum.

ЗАО «ТАТСОЦБАНК» – один из самых динамично развивающихся банков Республики Татарстан, начал свою историю в 1990 году, на базе Татарского республиканского управления Жилсоцбанка. В течение длительного времени банк занимал стабильное положение, работая с кругом постоянных клиентов. Новый этап в жизни банка наступил в 2010 году, с того момента, когда собственником банка стало ОАО «Завод Элекон».

ЗАО «ТАТСОЦБАНК» активно развивает сеть филиалов и открывает дополнительные офисы в городах Республики Татарстан, стремясь стать банком шаговой доступности. С 2010 года появилось более десяти офисов в Казани, были открыты представительства в Зеленодольске, Набережных Челнах, Чистополи, значительно увеличилась сеть операционных касс, во всех популярных точках города появились банкоматы ТАТСОЦБАНКА.

Для организаций, чья деятельность непосредственно связана с обработкой и хранением большого объема бумажной документации при взаимодействии с клиентами, переход на электронный документооборот является эффективным инструментом не только для высвобождения временного ресурса, но и для повышения конфиденциальности информации и эффективности обслуживания клиентов. Руководство ТАТСОЦБАНКА вовремя оценило все преимущества и возможности систем электронного документооборота и остановило свой выбор на Directum. Среди аргументов в пользу системы были отмечены не только интуитивно понятный интерфейс и широкий функционал, но и наличие у исполнителя проекта – компании MT Group (ООО «МайТэк») – богатого опыта в области автоматизации и оптимизации банковского документооборота. Только за последний год сертифицированный партнер компании Directum MT Group реализовал 2 крупных комплексных проекта в банковской сфере Республики Татарстан и порядка 10-ти в компаниях из других отраслей.

Проект внедрения Directum в ЗАО «ТАТСОЦБАНК» стартовал в мае 2012 г. В ходе него были оптимизированы и автоматизированы следующие бизнес-процессы:

• согласование исходящих писем, в том числе пакетами, а также внутренних нормативных документов;
• согласование и исполнение приказов;
• работа со служебными записками;
• оформление заявок в ИТ-службу;
• учет фирменных бланков;
• согласование входящих, исходящих, а также типовых форм договорных документов, формирование реестра договорных документов;
• управление взаимодействием с клиентами (формирование базы клиентов и контактных лиц клиентов, фиксация переговоров, анализ работы с потенциальными клиентами);
• использование ЭЦП, штрихкодирования документов.

В процессе внедрения было настроено 24 типовых маршрута, обучено более 150 сотрудников, 20 из которых получили статус сертифицированных специалистов Directum. Были оптимизированы многие бизнес-процессы и создан инструмент для дальнейшего эффективного управления и развития банка.

Также в ходе проекта было разработано новое бизнес-решение «Управление кредитными заявками». В рамках данного модуля ведется реестр кредитных заявок и архив документов по каждой заявке. Благодаря удобной навигации между объектами системы, сотрудник банка тратит минимум времени для поиска, просмотра и анализа всей привязанной к данной заявке документации, а также может легко проконтролировать, на каком этапе согласования она находится. Данный модуль, к примеру, позволяет клиенту, обратившемуся за кредитом в дополнительный офис рядом со свои домом, получить деньги так же быстро, как если бы он обратился в центральный офис. Механизм мультистатуса обеспечивает параллельную работу с заявкой и ее контроль одновременно в нескольких службах. Существенной экономии времени удалось достичь благодаря введению универсальной согласующей роли в Службе безопасности банка и исключению из этого процесса сотрудника, ответственного за распределение заявок по специалистам.

Важным этапом в процессе кредитования является своевременная и постоянная организация совещаний и заседаний (кредитного комитета, правления). Для построения эффективной работы по ним было внедрено специализированное бизнес-решение – «Управление совещаниями и заседаниями». Оно позволило сделать все этапы работы с заседаниями управляемыми, прозрачными и контролируемыми.

«От проекта к проекту эффект от внедрения системы электронного документооборота всегда ощутим. Он прослеживается в сокращении затрат времени на работу с документами, в обеспечении высокого уровня безопасности информации, росте исполнительской дисциплины сотрудников, и в конечном счете - оптимизации и повышении прозрачности многих внутренних бизнес-процессов. Однако насколько глубоко укоренится культура документооборота на предприятии, зависит, в первую очередь, от самосознания и лояльности самих пользователей, их стремления совершенствовать выполняемые функции, – комментирует генеральный директор MT Group Руслан Шакиров. – Мы предоставляем для этого удобный и эффективный инструмент, который позволяет автоматизировать бизнес-процессы в любой сфере деятельности. На каждом проекте, мы активно и порой даже настойчиво передаем наш опыт и культуру электронного документооборота каждому сотруднику. С компанией ТАТСОЦБАНК в этом плане работать было легко и приятно, потому что мы видели, инициатива исходит не только от руководства и ведущих специалистов банка, но и от рядовых сотрудников. А когда есть заинтересованность и понимание, для чего это все нужно - дело спорится».