Единое пространство Directum от Астрахани до Уссурийска

Компания МайТэк завершила проект внедрения СЭД Directum в ОАО «Желдорреммаш» – абсолютном лидере на рынке производства запасных частей и ремонта тягового подвижного состава в России и странах постсоветского пространства. С запада на восток, на протяжении 9000 км, протянулось единое информационное пространство Directum.

После успешного завершения первого этапа проекта внедрения системы Directum в ООО «Локомотивные технологии» и 5 дочерних компаниях руководством управляющей компании было принято решение о внедрении системы в одном из ее управляемых обществ ОАО «Желдорреммаш».

Компания обладает наибольшими по сравнению с конкурентами производственными мощностями, охватывая практически всю номенклатуру и географию локомотивного парка на сети российских железных дорог. Предприятие включает в себя аппарат управления и 11 филиалов, географически  рассредоточенных по всей территории Российской Федерации.

Широкая география проекта (филиальная сеть ОАО «Желдорреммаш» простирается с запада на восток от Астрахани до Уссурийска) определила дифференцированный подход к внедряемому функционалу СЭД Directum.

Так, в исполнительном аппарате ОАО «Желдорреммаш» были автоматизированы следующие процессы:

• рассмотрение входящей документации;
• согласование исходящих писем;
• работа со служебными записками;
• согласование приказов/распоряжений и контроль исполнения поручений по ним;
• работа с поручениями и контроль их исполнения;
• согласование протоколов совещаний и контроль исполнения решений;
• согласование внутригрупповых оборотов;
• работа с заявками в ИТ-службу;
• согласование заявок на расходование денежных средств;
• согласование договорных документов;
• управление доверенностями.

Согласование почти всех видов документов было спроектировано на основе матриц, что позволяет легко и без дополнительных затрат администрировать и развивать систему. Для удобства работы сотрудников Канцелярии реализован механизм, упрощающий отправку, регистрацию и заполнение карточек исходящих документов между организациями холдинга.

Разработан мастер действий по созданию договорных документов через веб-доступ, позволяющий легко и с минимальными затратами времени заполнить карточку документа и отправить его на согласование.

На заводах ОАО «Желдорреммаш» охват автоматизируемых бизнес-процессов был ограничен тремя из перечисленных выше - это исполнение поручений, рассмотрение входящей документации и регистрация исходящих писем.  

Для обеспечения полноценной работы пользователей заводов через веб-доступ его функционал был существенно доработан: разработано отдельное представление для Канцелярии с сохранением всех функций, доступных в толстом клиенте, и отдельное представление для Руководителей с обновленным интерфейсом для удобства вынесения резолюций. Таким образом, достигнуты ощутимые эффекты, позволяющие руководителю работать в удобном режиме, в соответствии с новыми стандартами:

• ускорение и непрерывность процессов принятия решений;
• повышение контроля исполнительской дисциплины;
• свобода и мобильность в командировках и отпусках.

Проект осуществлен в максимально сжатые сроки (2,5 месяца) и уже в ноябре 2014 года система была переведена в промышленную эксплуатацию.

Удобство работы в системе оценили порядка 300 работников исполнительного аппарата и заводов «Желдорреммаш», присоединившись к информационному пространству Directum. В результате, укреплены горизонтальные связи между компаниями холдинга, сформированы единые регламенты работы с поручениями. Существенно возросла исполнительская дисциплина за счет повышения скорости доведения поручений до конечных исполнителей и возможности контроля их исполнения на любом уровне.