Внедрение Directum в БАНКЕ СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ТАТАРСТАНА

В старейшем банке Республики Татарстан ЗАО «ТАТСОЦБАНК» успешно внедрена СЭД Directum. Благодаря комплексному подходу были автоматизированы внутренние процессы взаимодействия сотрудников и переведена в электронный вид вся связанная с ними документация, включая кредитные заявки и основные финансовые документы. Работы по внедрению осуществлялись компанией МайТэк – сертифицированным партнером Directum по Приволжскому федеральному округу.

О компании

ЗАО «ТАТСОЦБАНК» один из самых динамично развивающихся банков Республики Татарстан, начал свою историю в 1990 году. Крупнейшее рейтинговое агентство России «Эксперт РА» на основании проведенного в конце 2012г. анализа финансового состояния присвоило ЗАО «ТАТСОЦБАНК» рейтинг кредитоспособности на уровне А "Высокий уровень кредитоспособности". Стремясь стать банком шаговой доступности, «ТАТСОЦБАНК» развивает сеть филиалов, открывает дополнительные офисы в Казани, Зеленодольске, Набережных Челнах, Чистополе.

Сайт компании: http://tatsotsbank.ru/

Ситуация

Расширение филиальной сети и структуры банка породило большие объемы как внутренней, так и клиентской документации, что привело к поиску возможностей оптимизации процессов работы с бумажными документами. На момент предпроектного исследования в компании существовали следующие сложности организации внутренних бизнес-процессов:

• необходимость печати большого количества копий документов;
• сложность поиска документов;
• длительное согласование документов несколькими службами;
• сложности при анализе состояния текущих поручений;
• отсутствие единого инструмента для эффективного и удобного взаимодействия сотрудников Банка в ходе выполнения бизнес-процессов.

Выбор

При выборе СЭД ключевую роль сыграли ее функциональность и интуитивно понятный интерфейс. В качестве основного критерия при определении исполнителя работ было обозначено наличие у компании успешного опыта в области автоматизации и оптимизации банковского ЭДО. Компания МайТэк наиболее полно удовлетворяла перечисленным условиям. Так, на территории Татарстана ее специалистами были реализованы крупные проекты в ведущих финансовых учреждениях республики, таких как Банк Казани, Банк «Заречье» и ряде других.

Анализ задач

На этапе подписания договора были обозначены следующие задачи по автоматизации основных бизнес-процессов банка:

• организация работы с входящими документами: первичная сортировка и классификация документов, регистрация, вынесение резолюций, контроль исполнения поручений и местонахождения оригиналов документов;
• согласование и регистрация всех внутренних, входящих и исходящих документов (приказов, распоряжений, писем и т.д.);
• работа с договорными документами (договоры, спецификации, дополнительные соглашения и т.д.), включая разработку проектов договоров, их согласование во всех отделах, формирование реестра договоров, дальнейшее утверждение и подписание ЭЦП с учетом полномочий подписывающего лица и контроль возврата;
• процесс проведения совещаний и заседаний от согласования даты, места, повестки совещания до контроля исполнения поручений по принятым решениям в рамках протокола;
• работа с текущими и потенциальными клиентами, оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий;
• процесс подготовки, рассмотрения и вынесения решения по кредитным заявкам для физических и юридических лиц; сопровождение сделок по кредитным заявкам, ведение архива кредитных заявок, статистика и анализ деятельности по кредитованию;
• создание электронного архива для хранения основных финансовых документов.

Решение

Документооборот банка (включая процессы работы с кредитными заявками и финансовыми документами) был переведен в систему Directum посредством базовых модулей, модуля Управление взаимодействием с клиентами, а также бизнес-решений Управление совещаниями и заседаниями, Управление договорами, Классическое делопроизводство и Электронный архив документов дня для банков.

Последнее охватывает работу с основными финансовыми документами ЗАО «ТАТСОЦБАНК», предусмотренными нормативной базой ЦБ РФ (мемориальные ордера, отчеты о прибылях и убытках, лицевые счета, ведомости открытых и закрытых счетов и т.д.). Посредством решения выполняются такие задачи, как регистрация документов и ведение электронного архива дня, а также процесс подготовки к аудиторским проверкам и проверкам Центрального Банка.

Рисунок 1. Карточка справочника «Документы дня».

Впечатления

«Приступая к любому делу, важно правильно поставить цель и определить задачи, которые необходимо решить для ее достижения. Поэтому еще на этапе исследования мы четко и ясно понимали, что хотим получить по завершении проекта внедрения – это еще более качественное и оперативное оказание услуг нашим клиентам. И мы рады, что у нас это получилось. Благодаря четкой регламентации внутренних процессов и переводу документооборота банка в электронный вид, существенно ускорились внутренние процессы согласования документов, и сократилось время на принятие решений по кредитным заявкам. С помощью технического решения «Электронный архив документов дня для банков» мы перевели часть финансовых документов в электронный вид, что привело к ощутимому экономическому эффекту, в том числе к снижению затрат банка на расходные материалы. Это только первый шаг - предстоит еще много работы, но результат того стоит».

Шарафутдинов Р.Р., Заместитель Председателя Правления ЗАО «ТАТСОЦБАНК»

Результаты

Система была запущена в опытную эксплуатацию в августе 2012 года. По окончанию опытной эксплуатации в системе было создано 4858 документов, 7001 задач, 15107 заданий, из которых 13648 выполнено. В системе работает порядка 200 пользователей, часть из которых — сотрудники удаленных подразделений.

Перспективы

Успешное завершение первого этапа проекта повлияло на решение о расширении и дальнейшем развитии функционала системы. В настоящее время ведутся переговоры о внедрении технического решения Directum «Планировщик задач», разработанного компанией МайТэк для автоматизации периодически повторяющихся напоминаний и задач, инициируемых сотрудниками компании.