Управление деловыми процессами

Базовый модуль системы электронного документооборота DIRECTUM, который обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов. Мощный механизм Workflow, реализованный в системе, позволяет полноценно решать бизнес-задачи организаций, обеспечивает оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам.

Обеспечение прозрачности бизнес-процессов

В системе DIRECTUM взаимодействие основано на принципе отправки задач и выполнения заданий. Задачу можно поставить одному или нескольким пользователям. Также в нее можно добавить любое количество вложений: документов, папок, записей справочников, других задач и заданий. Последовательность исполнения может быть настроена как вручную, так и с использованием типовой маршрутизации — для процессов, подлежащих строгим и сложным регламентам.

Проконтролировать ход исполнения заданий можно по состоянию исполнения, а также с помощью схемы маршрута, в которой наглядно изображены его этапы.

Пример схемы маршрута Пример схемы маршрута

Механизм замещения сотрудников

Для обеспечения непрерывности ключевых бизнес-процессов в системе реализована возможность настройки замещения отсутствующих сотрудников. Такая функция позволяет автоматически передавать обязанности заместителям. На заданный период замещающий принимает все входящие задания отсутствующего, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам.

Таким образом удается избежать простоев в работе и добиться привязки процессов к ролям, не только к конкретным исполнителям.

Безопасность и конфиденциальность информации

В системе DIRECTUM пользователь может просматривать только те задачи, на которые у него есть права доступа. По умолчанию они выдаются всем участникам задачи автоматически. Также права можно настроить вручную, указав, кто из пользователей, помимо участников, может иметь доступ к задаче.

Для дополнительной защиты задач (в т.ч. всей иерархии переписки) в системе предусмотрена возможность шифрования: на основе сертификата и с паролем. Для того чтобы открыть зашифрованную задачу, пользователю необходим личный сертификат электронной подписи (ЭП), зарегистрированный в системе, и/или требуется знать пароль.

Упрощение работы со сложными и рутинными процессами

В любой компании сотрудникам приходится иметь дело со сложными многоэтапными процессами, запомнить ход которых и не допустить ошибок при их выполнении практически невозможно.

Механизм типовой маршрутизации (ТМ) позволяет автоматически формировать и отправлять задачи по сложным маршрутам в соответствии с любыми бизнес-правилами. C помощью ТМ задается список исполнителей, могут заполняться поля задачи, считывается информация из вложений и связанных объектов.

Отправлять задачи по ТМ можно как вручную, так и с помощью Мастера действий (МД), автоматизирующего сложные, рутинные или, напротив, редко выполняемые процедуры. МД пошагово запрашивает у пользователя необходимые начальные параметры, сам формирует задачу и стартует ее по соответствующему маршруту. Если процесс связан с созданием документа (заявление, договор), в работу включается еще один инструмент автоматизации — Конструктор документов. Он позволяет создавать типовые документы на основе готовых макетов.

Мастер действий «Оформление заявления»
Мастер действий «Оформление заявления»

Удобство поиска

В системе DIRECTUM можно искать различные объекты, в том числе задачи, с помощью общего полнотекстового поиска, т.е. поиска по фрагменту текста. В результатах поиска при этом выводится рейтинг найденных объектов. Значения рейтинга показывают, насколько тот или иной объект удовлетворяет текущему критерию.

Результаты общего поиска
Результаты общего поиска

Задачи и задания можно искать по различным атрибутам: по инициатору, исполнителю, виду задачи, содержанию текста и др. Поисковая система учитывает все введенные данные, при необходимости вычислив их абсолютное значение (например, учетную запись пользователя по значению «Я» в поле «Инициатор», точные календарные границы по значению «НА ПРОШЛОЙ НЕДЕЛЕ» в поле «Дата старта») и выводит релевантные результаты. Также в окне поиска пользователю доступен список последних открытых им задач.

Поиск задач по критериям
Поиск задач по критериям

По объекту системы можно получить полную информацию о работах, которые с ним ведутся. Дерево задач — многоуровневая структура подзадач — позволяет собрать всю переписку вместе с вложениями по тому или иному документу, заданию, задаче, записи справочника. Таким образом формируется корпоративная база знаний — интеллектуальный капитал, который используется компанией для дальнейшего роста и развития.

Дерево задач Дерево задач

Анализ бизнес-процессов организации

Механизмы DIRECTUM позволяют получать статистические данные о ходе бизнес-процессов, агрегировать и анализировать их. Анализ данных позволяет, к примеру, установить, какой этап согласования является самым длительным, в каких отделах нарушались сроки согласования, сколько итераций согласования прошел документ и т.д.

Пример анализа: сводная таблица по объему документооборота организации в разрезе разных видов действий с документами Пример анализа: сводная таблица по объему документооборота организации в разрезе разных видов действий с документами