ГК Миррико участвует в конкурсе Global CIO с проектом «Оптимизация взаимодействия с контрагентами посредством интеграции СЭД Directum с Почтой России». Исполнителем проекта является ООО МайТэк. Конкурс организован для развития компетенций профессионального сообщества и транслирования лучших практик в области цифровизации.
Реализованный в проекте механизм автоматизирует сбор информации, создание почтового отправления и его согласование с ответственными сотрудниками путем интеграции СЭД Directum с личным кабинетом Почты России (ЛК ПР). Такого рода внедрение проводилось у заказчика впервые. До этого информация об отправке корреспонденции собиралась сотрудниками вручную. Процесс занимал несколько дней.
ГК Миррико – это российская группа производственно - сервисных компаний. Портфель решений компании включает поставку химии и сервис по ее использованию, EPCM контракты в области подготовки воды, производство и продажу роботизированного оборудования для 49 рынков в 10 отраслях. Химическая линейка содержит 100 функциональных продуктов, ежегодный объем производства химической продукции составляет 50 000 тонн. Компания участвует в двух проектах по созданию цифровых платформ в сегменте B2B.
Проект был реализован на базе предварительно внедренного в компании СЭД Directum 5.8.5
Цели проекта интеграции:
• автоматизация процесса передачи данных по почтовым отправлениям (исходящие письма) из системы Directum 5.8.5 в личный кабинет Почты России;
• минимизация ошибок при отправке корреспонденции;
• сокращения времени, затраченного на бизнес-процесс;
• создание единого реестра отправлений.
Проект позволяет ГК Миррико:
• минимизировать затраты рабочего времени делопроизводителей на подготовку и отправку
информации для передачи в ЛК ПР путем автозаполнения данных для отправки из карточки письма;
• сократить риски возникновения ошибок при формировании и выгрузке данных по отправлениям в ЛК ПР;
• унифицировать способ создания отправлений по исходящей корреспонденции от всех пользователей;
• сформировать и вести единый электронный реестр отправлений, обеспечить совместное хранение в
системе корреспонденции и информации о ее отправлении;
• автоматически информировать авторов корреспонденции об отправлениях, предоставлять информацию для отслеживания отправлений на сервисах ПР через трек-номер.
Описание проекта:
Интеграция СЭД Directum с личным кабинетом Почты России осуществляется через API Онлайн-сервиса «Отправка» посредством REST запросов. Запросы к сервису и ответы от сервиса формируются в JSON формате. При помощи GET, POST и PUT запросов происходит создание отправлений, проверка и получение данных.
До внедрения решения информация по отправке корреспонденции собиралась сотрудниками вручную, она фиксировалась в отдельном файле. Сам процесс сбора занимал несколько дней и далее подготовленный файл в формате .xls вручную выгружался в ЛК ПР.
После реализации проекта по модификации имеющейся СЭД Directum и настройки ее интеграции с ЛК ПР через API Онлайн-сервиса «Отправка», в рамках процесса по согласованию, подписанию и регистрации исходящей корреспонденции, в специальном справочнике «Отправка» стали автоматически создаваться записи, каждая из которых содержит данные об отдельной отправке.
В ходе процесса работы с исходящими документами Делопроизводителю направляется задание с вложенной записью справочника, в которую, при необходимости, вносятся дополнительные сведения об отправлении. После завершения задачи по работе с исходящим письмом запись справочника приобретает соответствующий статус, в ней фиксируются 27 реквизитов, и она становится готова к отправке в ЛК ПР.
Отправка данных в ЛК ПР по умолчанию производится в автоматическом режиме с заданной периодичностью, также доступна отправка в ручном режиме, при нажатии одной кнопки.
Автоматизация сбора данных по отправлениям подразумевает учет таких реквизитов, как:
Дата создания, Организация, Подразделение, Инициатор, Вид документа, Корреспондент, Адресат, Вес, Сумма объявленной ценности, Вид отправления, Способ оплаты, Дата выгрузки в реестр и многие другие.
Эффект, полученный в результате интеграции СЭД Directum с ЛК ПР:
• нулевые риски возникновения ошибок при формировании и выгрузке данных по отправлениям в ЛК ПР за счет исключения возможности отправки некорректных, либо неполных данных;
• единый способ создания отправлений по исходящей корреспонденции для автоматизации работы 1000 сотрудников Заказчика;
• единый электронный реестр отправлений для обеспечения прозрачности и быстрого поиска данных по отправлениям за несколько секунд;
• автоматическое информирование об отправках, актуализация статусов отправлений, получение трек-номеров;
• 2-х кратное ускорение работы с отправлениями от сотрудников Заказчика;
• единый надежный архив данных об отправлениях с разграничением прав доступа;
• более 27 реквизитов отправлений фиксируются автоматически в соответствующем справочнике «Отправка»;
• на 30% сокращены затраты на бумагу и прочие накладные расходы в связи с оптимизацией процесса отправки корреспонденции.
Решение универсально и позволяет обеспечивать бесперебойное взаимодействие с внешними контрагентами без привязки к определенному отделу. Интеграция с ЛК ПР соответствует целям импортозамещения и может быть тиражировано для любой сферы бизнеса.
География проекта охватывает Головной офис в Казани, в том числе 28 филиалов по всей России.
Источник: https://globalcio.ru/projects/28026/?sphrase_id=22323