МайТэк внедрила Directum RX в группе компаний «Ключевые системы и компоненты»
Свыше 750 сотрудников более чем из 15 территориально распределенных предприятий группы «Ключевые компоненты и системы» («КСК») теперь объединены сквозными процессами в рамках единой системы Directum RX. Настроено межкорпоративное согласование договоров, канцелярии, управление доверенностями, поручениями и служебными записками
ГК «Ключевые Системы и Компоненты» — это объединение производственных, торговых и сервисных компаний, сочетающих в своей деятельности инновационные разработки, производство и внедрение различных продуктов в отрасли транспортного машиностроения. Обладая развитой дивизиональной структурой, включающей свыше 15 территориально удаленных друг от друга компаний, группа столкнулась с задачей объединения процессов управляемых компаний в рамках единой системы. Ей стала Directum RX. Исполнителем проекта была выбрана компания «МайТэк», уже известная руководящему составу «КСК» по другим успешным проектам в холдинговых организациях.
Специалисты «МайТэк» приступили к внедрению проекта в конце сентября 2018 года: было проведено исследование потребностей организации, определены задачи внедрения, произведена настройка, адаптация модулей системы и их запуск к тестовую, а затем и промышленную, эксплуатацию. Изначально планировалось подключить 100 сотрудников из 10 компаний, но в процессе настройки системы стало ясно, что для органичного взаимодействия требуется участие расширенного состава специалистов и управленцев. По итогам реализации в СЭД заведены свыше 750 пользователей из более чем 15 компаний.
«Так как ГК КСК находится в стадии становления, то количество пользователей и компаний планирует увеличиваться», — отмечает руководитель проекта со стороны «МайТэк» Завьялов Аскар.
Активный процесс реорганизации группы компаний также повлиял и на настройку системы. Все корректировки процессов выполнялись в режиме реального времени, исходя из новых данных о структурных изменениях: заводились новые НОРы (наши организации), менялись маршруты, добавлялись новые согласующие. Также в ходе внедрения работа систем 1С:Документооборот и ELMA, используемых в ряде компаний, была перенесена на DIrectum RX. Сейчас все организации объединены в одну сквозную управленческую структуру. При этом один НОР может выполнять работу в рамках одного или другого дивизионов, территориально расположенных в 5 разных городах – Москве, Мытищах, Брянске, Твери, Ломоносове. Конфиденциальность информации регламентируется разграниченными правами доступа.
В настоящее время в Directum RX ведется работа с входящими и исходящими письмами, служебными записками, организационно-распорядительной документацией, договорами, доверенностями и поручениями.
«Проект выполнен за 4 месяца. Основная сложность была в гибком изменении системы в зависимости от нововведений в организационной структуре группы. Но хочется отметить высокий уровень дисциплины внутри компании и сильную административную поддержку проектной группы. Благодаря этому мы успешно смогли завершить проект и передать систему в опытную эксплуатацию. Уже сейчас можно оценить первые положительные изменения в работе структурных подразделений: значительно ускорились процессы, управлять ими стало нагляднее и проще. К примеру, мы подсчитали, что самое короткое время, за которое договор прошел внутренний процесс, составило всего 2 дня 5 часов 5 минут и 57 секунд. Учитывая, что специалисты находятся не просто в разных офисах, а в разных городах, процесс согласования договоров мог длиться неделями», — делится впечатлениями начальник отдела документационного сопровождения деятельности ГК «КСК» Баранова Елена.
В планах на 2019 год подключение новых компаний холдинга, расширение количества автоматизированных процессов, интеграция с 1С:Управление холдингом и использование электронной подписи.