О проектах, тенденциях и планах на 2019 год

Сарваров Айдар, директор департамента проектов "МайТэк",  рассказал о большой работе проектного офиса, довольных заказчиках, уникальных для ECM задачах и трендах на 2019 год

— Айдар, какие задачи в области автоматизации работы с документами  чаще всего приходилось решать в 2018 году

— Стандартно сохраняется автоматизация базовых для ECM процессов: перевод в электронный формат рассмотрения и согласования договоров, канцелярии, организационно-распорядительной документации, корреспонденции. Из новых направлений пик приходится на кадровый документооборот в части оценки текущей деятельности сотрудников и автоматизацию процессов бюджетирования: сбор потребностей, формирование и согласование бюджетов.

— А что было сделано уникального?  

— Специфической нетиповой для СЭД задачей, была, например, реализация автоматического расчета оценки сотрудников по методологии заказчика. Нам требовалось переложить многолетний опыт холдинга по оценке персонала в систему Directum. Было важно, чтобы заказчик мог увидеть комплексную картину о текущем уровне знаний, навыков и умений персонала, создавать рейтинги специалистов по текущим результатам оценки и упорядочить требования к деловым качествам. Все задачи были успешно реализованы. Заказчик получил обновленный инструмент управления развитием специалистов и кадровым резервом с возможностью адресной мотивации сотрудников, но уже в автоматизированном режиме.

Другой проект − работа с заявками на командировки. Мы объединили 3 системы в рамках сквозного процесса и обеспечили доступ к корпоративному контенту через мессенджеры. Процесс построен таким образом, что сотрудник ведет все взаимодействие с системой через чат-бот в своем мессенджере, а внутренние алгоритмы, заложенные в основе взаимодействия 3 интегрированных между собой систем, организуют слаженную работу по согласованию, заведению заявок и контролю авансовых отчетов.

Работает это следующим образом. Сотрудник создает с помощью чат-бота заявку на командировку. Она формируется в Directum, регистрируется и отправляется на согласование. При получении положительного ответа запрос улетает в систему автоматической покупки билета. Там формируется предложение по наиболее подходящим рейсам и присылается в чат сотруднику. Сотрудник выбирает билет, покупка фиксируется в системе учета.  Остается только получить свой билет и приложить закрывающие документы для формирования авансового отчета по завершению командировки. Основной эффект внедрения – это минимизация действий специалистов в ходе согласования заявки и максимальный контроль за расходом средств.

Больше консалтинговая задача, но тоже интересная своим масштабом — объединение 14 организаций в общий контур в части электронного документооборота. Ранее разрозненная работа компаний была приведена к единому знаменателю в системе Directum. Реализованы сквозные процессы в части согласования общих документов, но при этом обеспечена конфиденциальность и разграничение прав доступа к документам по своим организациям. Решение повысило прозрачность и контролируемость холдинга в несколько раз.

— Отметьте наиболее значимые проекты в МайТэк в 2018 году?

— Это проекты по новым продуктам Directum: внедрение долговременного архива и организация межкорпоративного документооборота (МКДО). «Долговременный архив Directum» − сравнительно молодой продукт, но внимание заказчиков он приковал своим удобством и продуманным управлением бумажными и электронными архивами компании. Решение позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантируя юридическую силу документов.

Организация МКДО, о которой начали активно говорить в конце 2017 года, стала частью стратегии цифровой трансформации в 2018 году почти у 1/3 наших клиентов. По оценке заказчиков, оптимизация внешних процессов по обмену документами позволила добиться существенного экономического эффекта не только в части сокращения издержек на печать и доставку документов, но и на ускорении проведения оплат по сделкам с контрагентами.

— Куда сейчас движется рынок СЭД?

— Все движется к бесшовным интеграциям. И это относится не только к СЭД, ко всем системам. Для заказчиков важно получить систему, которая будет без перебоев взаимодействовать с другими системами компании, а сквозные процессы будут проходить без эксцессов и лишних проблем.

Другой тренд − использование искусственного интеллекта в СЭД. На текущее время искусственный интеллект все больше применяется для разбора входящей и исходящей корреспонденции с целью автоматической подготовки резолюций и настройки переадресаций писем. Из дальнейших перспектив внедрения машинного обучения − интуитивное взаимодействие с пользователем, предоставление ему информации, которая будет наиболее полно отвечать текущему запросу. Первые наработки в этом направлении уже имеются. У Directum это решение умного поиска Directum Smart Search.

— Поделитесь планами на 2019 год.

— Будем осваивать достаточно молодую систему Directum RX. Первые версии мы опробовали внутри компании и сейчас внедряем протестированные решения клиентам. Как показывает практика, Directum RX позволяет достаточно быстро закрывать задачи цифровизации процессов и управления контентом малого и среднего бизнеса. А с конца 2018 ее возможности позволили охватить и крупный бизнес.