В ОАО ХК «Татнефтепродукт» успешно завершилось внедрение системы электронного документооборота Directum. Особенностью проекта стало создание единого информационного пространства по работе с поручениями и согласованию документов в рамках всего холдинга, распределенного по всей территории Республики Татарстан.

О компании

ОАО ХК «Татнефтепродукт» - один из крупнейших операторов, работающих на рынке нефтепродуктов Республики Татарстан уже более 90 лет. Компания специализируется на оптовой и розничной торговле нефтепродуктами, услугам по хранению и перевалке нефтепродуктов, профильных инженерно-технических и экспертных работах, лабораторной диагностике нефтепродуктов.

Структура Холдинговой компании «Татнефтепродукт» включает в себя исполнительный аппарат,  9 филиалов, 9 дочерних предприятий и разветвленную сеть автозаправочных станций. В настоящее время компания развивается по нескольким основным направлениям: развитие, модернизация и техническое перевооружение производства, совершенствование корпоративного управления, ведение акцентированной маркетинговой политики, обеспечение высокого качества реализуемых ГСМ и сервиса, расширение системы безналичных расчетов на АЗС по собственным пластиковым картам, банковским кредитным картам и картам других операторов.

Ситуация

В процессе развития и укрупнения структуры холдинга требовалось сохранить мобильность его субъектов, оперативность их взаимодействия, а также эффективность управления компанией в целом.

Кроме того, необходимо было структурировать растущий объем документации и регламентировать процессы по работе с ней.

Выбор

Выбор СЭД во многом определяет как дальнейшее развитие электронного документооборота, так и развитие самой компании, поэтому в ходе анализа был сформулирован ряд требований к системе:

• расширенный функционал системы;
• наличие удобного инструментария, позволяющего быстро адаптировать, модифицировать и развивать систему;
• возможность интеграции с другими приложениями;
• легкое администрирование за счет использования распространенных платформ;
• простота, удобство и настраиваемый интерфейс под пользователя.

Данным требованиям соответствовала система Directum.

Анализ задач

Проектная группа выделила ряд задач, которые предстояло решить в ходе внедрения системы Directum:

• автоматизация работы с входящими, исходящими и внутренними документами (письма, служебные записки) на всех этапах их жизненного цикла (создание, согласование, регистрация, формирование и контроль исполнения поручений по ним);
• автоматизация согласования бюджетных документов;
• создание единого защищенного электронного архива документов;
• постановка задач в автоматическом режиме и контроль запланированных задач;
• создание единого информационного пространства по работе с поручениями.

Решение

Поставленные задачи реализованы с помощью Базовых модулей системы Directum и бизнес решения «Классическое делопроизводство» и технического решения «Планировщик задач».

«Планировщик задач» позволил настроить руководителям компании автоформирование периодически повторяющихся задач, тем самым удалось достичь упрощения контроля и мониторинга сроков исполнения запланированных задач и повышения исполнительской дисциплины.

Кроме того ИТ-специалистами Заказчика, самостоятельно разработано техническое решение, которое позволяет сотрудникам холдинга получать уведомления о новых заданиях посредством SMS.

Результаты и перспективы

«Четкая регламентация информационных потоков, прозрачность процессов на всех этапах обеспечили легкость коммуникаций между аппаратом управления и удаленными филиалами компании, - отметил начальник управления розничной торговли и маркетинга ОАО ХК «Татнефтепродукт» Шайдуллин Наиль Тагирович. - Благодаря автоматическому формированию различной отчетности и механизму контроля исполнения работ повысилась эффективность работ по поставленным поручениям и возросла исполнительская дисциплина. Кроме того появился инструмент постановки задач в автоматическом режиме, мониторинг сроков исполнения запланированных и отложенных задач, контроль сроков исполнения запланированных задач».

В перспективе планируется расширение функционала системы и охват новых бизнес-процессов.