Компания МайТэк завершила проект внедрения системы Directum в ООО МКБ «Аверс». Большой охват бизнес-процессов, автоматизация более 350 пользователей и новый механизм для формирования сводного БДДС – стали ключевыми характеристиками проекта.

О компании

Коммерческий банк «Аверс» - один из наиболее динамично развивающихся банков республики Татарстан, был учрежден Минздравом РТ в 1990 году. В 2000 году банк становится частью группы компаний «ТАИФ» и с этого момента начинает наращивать обороты своей деятельности и уверенно занимает достойные позиции в финансовом секторе региона и страны в целом. Учреждение обслуживает дочерние компании и сотрудников холдинга, а это более 60 предприятий и около 50 тысяч работников. Банк «Аверс» имеет хорошую репутацию у населения и бизнес-партнёров и всегда открыт для инноваций в банковской сфере.

Ситуация

Среди основных процессов банка были выделены ключевые, которым требовалось уделить особое внимание:

• большая часть работ по внутренним процессам выполнялась с использованием бумажных носителей, что требовало дополнительного времени на печать и распространение документов внутри компании;
• до внедрения СЭД Directum все этапы формирования ежемесячного бюджета движения денежных средств проходили вручную, с использованием файла Excel, что было трудоемко и не обеспечивало должной степени конфиденциальности;
• в сети подразделений и дополнительных офисов требовалось упростить работу с входящей документацией и организовать централизованный учет как внешней, так и внутренней документации;
• оформление и подача заявок в IT службу происходила посредством MS Outlook, назначение ответственных исполнителей происходило вручную, что не позволяло контролировать поручения, а так же вести учет обработанных и не обработанных заявок.

Выбор

При выборе ЕСМ-системы основным и главным преимуществом Directum являлось наличие готовых бизнес-решений и масштабируемость системы. Учитывая динамичное развитие банка, немаловажным критерием при выборе СЭД стала возможность развития системы собственными силами с целью ее дальнейшей модификации и адаптации.

СЭД Directum максимально удовлетворяла заявленным критериям и требованиям, именно поэтому руководство банка остановило свой выбор на Directum.

При определении системного интегратора Клиентом учитывались такие критерии, как опыт аналогичных внедрений в банках, наличие положительных отзывов от заказчиков и отработанной технологии внедрения, а так же соблюдение строго установленных сроков.

Для специалистов компании «МайТэк» это далеко не первый проект в сфере банковского, финансового и кредитного обслуживания населения, поэтому на данном проекте была сформирована команда опытных специалистов, способная качественно и в срок реализовать все поставленные в рамках проекта задачи.

Анализ задач

В рамках исследования специалистами компании МайТэк были детально изучены процессы as is и спроектированы следующие процессы to be:

• процессы канцелярии;
• работа со служебными записками;
• работа с организационно-распорядительной документацией;
• работа с совещаниями и заседаниями;
• работа с БДДС;
• работа с договорными документами;
• работа с документами по депозитарной деятельности;
• управление взаимодействием с клиентами;
• работа с нормативными документами;
• заявки в IT службу.

Решение

Поставленные задачи были реализованы с помощью модулей Управление электронными документами, Управление деловыми процессами, бизнес-решений Классическое делопроизводство, Управление договорами, Управление совещаниями и заседаниями и Управление взаимодействием с клиентами.

Для оптимизации и ускорения процесса формирования заявок в БДДС был автоматизирован процесс их оформления и подачи. Удобство механизма заключается в том, что консолидированный БДДС по всей организации формируется автоматически после подготовки заявок всеми подразделениями банка, и выводятся необходимые итоги.

Так же достойным внимания является процесс автоматизации работ по заявкам в IT службу. Был реализован функционал централизованной подачи заявок, что облегчило контроль исполнения работ, формирование отчетов, ведение учета количества и состояния оргтехники и расходных материалов. В результате существенно ускорился процесс обработки заявок.

Впечатления

«Внедрение системы Directum стало очередным важным этапом в развитии банка. Данный проект характеризовался широким охватом бизнес-процессов и совпал с периодом стремительного роста МКБ «Аверс», когда особо актуальны стали вопросы оптимизации процессов электронного взаимодействия сотрудников и формирования единого архива документов. Дружелюбный интерфейс системы, а также квалифицированное обучение и консультации специалистов МайТэк способствовали быстрому обучению пользователей. На сегодняшний день каждый из сотрудников банка с легкостью использует систему для решения своих повседневных задач. Это не только ускорило банковские процессы и обеспечило их прозрачность, но и повысило исполнительскую дисциплину сотрудников и качество обслуживания клиентов».

Куцырь Д.В., Директор по информационным технологиям ООО МКБ «Аверс».

Результаты

Проект внедрения СЭД охватил более 350 сотрудников в Центральном офисе в г. Казань и в 15 дополнительных офисах в Казани и Набережных Челнах.

Документы предприятия структурированы и хранятся в едином электронном архиве. Благодаря автоматизированному БДДС обеспечена простота и повышена скорость формирования бюджета.

Сформирована единая централизованная система подачи заявок в IT, что послужило улучшению системы работы IT службы банка. Это выразилось в ускорении процессов обработки заявки, скорости реагирования и повышению исполнительской дисциплины.

Перспективы

В планах руководства компании продолжить функциональное развитие Directum силами высококвалифицированных профессионалов МКБ Аверс, прошедших сертифицированное обучение.