DCTS cлужбы работы с документами

Сегодня большая часть документов поступает в организацию в бумажном виде. Тем не менее практически для любого среднего и крупного предприятия очевидно, что удобнее, дешевле, надёжнее и практичнее работать с электронными образами документов, нежели с их бумажными копиями и тем более оригиналами. Поэтому, задачи сокращения «бумаги» в документообороте компании, повышения скорости занесения информации в систему и их оперативная обработка выходят на первый план.

Для решения этих проблем специалистами компании Directum было разработано несколько продуктов, облегчающих преобразование и ввод документов в ECM-систему независимо от источника их появления.

Технологии

Directum Capture and Transformation Services (DCTS) – набор служб, облегчающих массовый ввод документов в Directum с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы.

Службы ввода (Directum Capture Services)

Службы ввода включают в себя различные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов, а также реализуют первичную обработку документов (например, разделение потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, однотонному листу, количеству страниц и т.д.). Вот лишь некоторые из служб:

Служба ввода с факса

Служба принимает факсы на факс-модем, получая образы входящих многостраничных документов. Отправляет образы в Directum, предоставляя информацию о количестве страниц, телефонном номере отправителя, телефонном номере получателя. Служба интегрирована с Microsoft Fax Service.

Служба ввода из файловой системы

Служба принимает документ из папки файловой системы и ее подпапок в заданном порядке (по дате создания, по имени файла и т.д.) и группирует отдельные образы страниц в документы. Отправляет тела документов в Directum, предоставляя информацию о полном пути к файлам документа. Служба поддерживает не только графические образы, но и изначально электронные документы и может работать с сетевыми сканерами (децентрализованное сканирование) – через папки файловой системы и FTP.

Служба ввода с почтовых серверов

Служба загружает почтовые сообщения (текст письма и его вложения), фильтрует письма по теме и адресату. Обработанные письма могут быть удалены из почтового ящика немедленно или спустя заданный промежуток времени.

Службы ввода тесно взаимодействуют с технологией Directum RapID, позволяющей маркировать документы уникальным штрихкодом.

Штрихкод не только помогает быстро найти электронный документ по его бумажному экземпляру, но и позволяет соотнести образ входящего документа с его электронным аналогом.

Принцип работы DCTS

Службы преобразования (Directum Transformation Services)

Службы преобразования переводят документы в другие форматы и извлекают из них полезную информацию.

В настоящий момент службы преобразования представлены сервисом конвертации в PDF, обращение к которому может производиться, как непосредственно из проводника Directum, так и из пользовательских сценариев. Для сервиса можно настраивать произвольное количество преобразований в PDF, каждое из которых характеризуется своими настройками безопасности и качеством конечного документа. Также к службам преобразования документов относятся:

Служба извлечения штрихкода

Служба извлекает штрихкоды из образа документов и возвращает коллекцию распознанных штрихкодов. Вызывается из сценария приема документов. Функционал службы используется в службе ввода со сканера и файловой системы.

Служба объединения изображений

Группирует образы, возвращая один многостраничный TIFF-документ. Функционал службы используется в службах захвата со сканера и файловой системы. Служба применяется, например, для добавления в документ новых страниц.

Решения

DCTS представлены набором сервисов, которые, интегрируясь с различными компонентами от программных OCR-продуктов до промышленных потоковых сканеров, отвечают за продвижение бумажного или факсового документа по предопределённым или динамически настраиваемым этапам. Компонентная структура служб ввода и преобразования позволяет легко адаптировать их к нуждам заказчика в каждой конкретной ситуации.

Решения, использующие технологии DCTS, адаптируются под каждый бизнес-процесс индивидуально, что обеспечивает их гибкость и максимальную эффективность. Типовые же сценарии, которые востребованы большинством организаций, можно условно разделить на две большие группы:

Потоковый ввод абсолютно всех входящих документов в систему

Сценарии этой группы используются в том случае, если перед предприятием стоит задача полного избавления от бумажной документации за пределами отдела делопроизводства. В этом случае применяются практически все службы захвата и преобразования документов. Будучи автоматизированными, такие сценарии предполагают ввод любой входящей документации в систему со сканеров, факсов и других источников, последующую обработку документов с помощью служб преобразования и дальнейшее продвижение электронных образов документов по предопределённым маршрутам уже в Directum.

Автоматизация отдельного бизнес-процесса

Эти сценарии предполагают автоматизацию отдельных бизнес-процессов в организации. Это может быть, к примеру, обработка страховых заявлений или сбор и анализ кредитных досье. Сценарии этой группы очень сильно зависят от специфики работы конкретного предприятия, но все они предъявляют дополнительные требования к процессу захвата: высокая скорость, необходимость извлечения структурированной информации из образов, четкий бизнес-процесс и, как правило, распределенный ввод и обработка. Благодаря модульной архитектуре DCTS появляется возможность выбрать способ занесения и хранения документов (централизованное, децентрализованное); дополнительно могут привлекаться OCR, OMR или ICR средства (например, ABBYY FineReader, FlexiCapture, FormReader или Recognition Server).

Таким образом эти решения покрывают большую часть списка задач массового ввода документов в систему и их преобразования из одних форматов в другие.

Качественный эффект

При достижении целей внедрения сервисов захвата и преобразования документов можно наблюдать ярко выраженные качественные эффекты:

• существенное сокращение времени занесения документов в систему вне зависимости от источника поступления и, как следствие, значительное увеличение скорости работы с документами (в т.ч. за счет избавления от бумаги);
• повышение надёжности за счёт сведения к нулю риска неверного занесения документа;
• повышение уровня надежности и безопасности доступа к документам за счёт автоматического преобразования некоторых исходящих документов в неизменяемые форматы.

Целевая аудитория DCTS – крупные, средние и небольшие компании, которые ориентированы на эффективную автоматизацию управления контентом, или компании, в которых уже построен электронный документооборот – именно в этом случае входящая информация максимально быстро достигнет адресата и будет грамотно обработана. В целом нужно отметить, что программно-аппаратные комплексы потокового ввода документов становятся всё более популярным решением среди компаний, стремящихся сократить время, которое они тратят на обработку бумажных документов и их преобразование. Такие решения со всеми их достоинствами должны и будут становиться доступнее и проще как в использовании, так и при внедрении – в т.ч. для некрупных компаний.

В целом Службы ввода и преобразования документов Directum облегчат переход к полноценному электронному документообороту в организациях различного масштаба, ускоряя процессы, повышая доверие к системе у руководства и делопроизводителей, сокращая время, затрачиваемое на рутинную обработку входящей документации.