Долг природе с Directum
1 день августа – день экологического долга природе. С этого дня население Земли начинает жить взаймы у потомков. Как помочь природе сохранить природные ресурсы? С точки зрения корпоративного документооборота - система Directum может послужить помощником. Мы сделали небольшую подборку наиболее интересных в этом плане решений Directum
«Мы научились летать по воздуху как птицы, плавать под водой как рыбы, нам не хватает только одного: научиться жить на земле как люди» Бернард Шоу
День экологического долга – это точка отсчета, когда население планеты расходует весь объем возобновляемых за год ресурсов Земли, и начинает жить за счет природных богатств своих потомков. По данным Всемирного фонда дикой природы WWF с каждым годом День экодолга наступает все раньше и раньше. В 1970 его точкой отсчета стало 23 декабря, в 2000 – 4 октября. За последние 17 лет долг увеличился еще на 2 месяца и наступил 2 августа. В 2018 населению планеты удалось сократить разрыв всего до 1 дня.
Но даже 1 день – это:
- 20 000 га потерянных лесов
- 4,8 тонн нового мусора
- 12,5 млн тонн еды, из которых 3,7 – идут на выброс
- 88,5 мегатонн СО2, выброшенного в атмосферу
- От 5 до 150 потерянных видов флоры и фауны
- 255 000 тонн рыбы и морепродуктов
Фонд WWF отмечает, «чтобы вернуть планете всего 1 день, нам необходимо изменить свою жизнь на целый год».
Мы уверены, начать меняться можно всегда. И бизнес не исключение. Помочь природе можно, например, изменив свое отношение к работе с документами. Ни для кого не секрет, что ежедневно по всему миру на распечатку, перепечатку, пересылку документов тратятся тонны бумаги. Современные технологии безбумажного документооборота, на которых построена ECM-система Directum, позволяют снижать потребление бумаги и заботиться об природе. Мы подготовили подборку полезных решений Directum, которые помогут меняться эффективно.
Договоры
Решение поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки проекта до исполнения обязательств и обеспечивает создание проектов договорных документов на основе готовых шаблонов, согласование и подписание документов внутри организации в установленные сроки, своевременную отправку контрагентам договорных документов и контроль их возврата и пр. – все в электронном формате.
Долговременный архив
«Долговременный архив Directum» — это система хранения неструктурированных документов в электронном виде. Решение позволяет снизить нагрузку на оперативные хранилища компании, упрощает и ускоряет работу архивистов, делопроизводителей и сотрудников в целом за счет автоматизации рутинных операций. «Поместив» однажды туда документы, пользователь может быстро его найти, изменить, доработать, переслать на согласование, включить в отчет – и все это без печати документа. В среднем такого рода работа экономит от 3-4 листов бумаги только по 1 специалисту в отделе. В месяц – примерно полпачки бумаги.
Финансовый архив
«Финансовый архив» — организует работу с первичными учетными документами компании и помогает работать с контрагентами электронно через системы обмена документами. Работа ведется электронно и экономит не только бумагу компании, но и ее деньги на курьерской и почтовой доставке. А еще экономит время и контролирует сроки исполнения обязательств.
Управление совещаниями и заседаниями
Менеджер, участвующий в нескольких проектах, может проводить на совещаниях до 6 часов в день и тратить до 30 листов бумаги на подготовку и согласование повесток и протоколов по его итогам.
Решение «Управление совещаниями и заседаниями» позволяет оптимизировать все этапы процесса и решить ключевые задачи:
- на этапе организации— подготовку и согласование повестки, определение состава приглашенных, времени и места, своевременное оповещение всех заинтересованных лиц, в том числе внешних участников;
- на этапе проведения— фиксацию принятых решений, автоматическое формирование и согласование протокола, в том числе с контрагентами и партнерами, оповещение участников об утверждении протокола;
- на этапе исполнения решений— рассылку поручений исполнителям, контроль исполнения, формирование отчетов для анализа состояния решений по совещаниям.
Исполнительская дисциплина
Не распечатывайте отчеты по исполнительской дисциплине, следите за ними онлайн.
В Directum – «Отчеты по исполнительской дисциплине – KPI»
Решение представляет из себя два HTML отчета «Отчет по исполнению задач» и «Отчет по исполнению заданий» с возможностью просмотра детальной информации в обложке папки, а также справочника «Доступ пользователей к KPI» для управления доступом.
За счет отчетов возможно контролировать такие показатели, как статус выполнения задач/ заданий, высчитывать общее количество задач/ заданий, количество выполненных и, общий процент выполнения задач/ заданий и выполненных в срок.
В Directum RX – контрольная панель
С ее помощью руководители в наглядном виде получают актуальные данные по основным показателям эффективности: например, коэффициенту исполнительской дисциплины, задачам с нарушением срока исполнения, сотрудникам и подразделениям с самой высокой загрузкой.
Это далеко не полная подборка. Прочие решения и возможности можно посмотреть на нашем сайте.
А если документы все-же пришлось распечатать – подарите им вторую жизнь после переработки. Сдавайте макулатуру. Так вы сохраните деревья, кислород и воду для потомков и подарите природе шанс на восстановление.
Меняйтесь экологично вместе с Directum!
Другие статьи по этой теме:
Как сохранить жизнь дереву, пользуясь Directum?
Инвестиции в экологию: ECM-система как инструмент защиты природы
Позаботьтесь о природе – подпишите документ электронно