Кадровый электронный документооборот (КЭДО) прошел долгий путь. С 2002 года были различные изменения в Трудовом кодексе, Федеральных законах, в 2018 году стартовал первый эксперимент Минтруда, в 2021 году завершается второй. Поэтому эксперты отрасли ожидают, что с 15 ноября 2021 года всем работjдателям РФ будет официально разрешен переход на электронный документооборот.
Уже сейчас КЭДО активно внедряют участники эксперимента, а также компании – новаторы, которые планируют свою деятельность на годы вперед. Популяризации КЭДО также поспособствовала пандемия COVID-19 c переходом на дистанционной формат работы. Для крупных предприятий с большим числом сотрудников цифровизация кадровых процессов стала особенно актуальной.
Рис.1. Предпосылки развития КЭДО
Развитие электронного документооборота происходит еще и потому, что традиционный бумажный кадровый документооборот предполагает много сложностей и затрат. К ним относятся:
- трудоемкий процесс взаимодействия с удаленными сотрудниками;
- потери времени сотрудников и кадровых специалистов на согласование, подписание, ознакомление и поиск;
- затраты на расходные материалы и оргтехнику, ее обслуживание;
- расходы на транспортировку;
- затраты на содержание бумажного архива.
А в период пандемии многие сотрудники еще и пришли к выводу, что наиболее удобным форматом для них является гибридный вариант работы, когда совмещается работа как на удалении, так и в офисе. Таких сотрудников придется ознакомлять с кадровыми документами, осуществлять их подписание, согласование, поиск при налоговых проверках.
Согласно расчетам специалистов Directum, на одного сотрудника приходится 10-15 кадровых документов в год. По оценке наших клиентов, только на подписание уходит от 190 000 до 290 000 рублей в год на каждые 100 сотрудников. Со всеми совокупными затратами получается существенная сумма. Особенно велики затраты у территориально распределенных компаний. Так, выходит, что на каждые 300 сотрудников компания тратит до 1 миллиона рублей в год.
Расходы можно сократить на 40% и более, если использовать электронные подписи, а за счет цифровизации согласования и утверждения кадровых документов экономия может превышать 70%.
В первую очередь минимизировать издержки за счет КЭДО смогут территориально распределенные компании с большим количеством сотрудников, часть из которых работает вне офиса. Также имеет значение ротация кадров. По статистике Directum чаще всего это компании банковской сферы, ритейла, фармацевтики, представители нефтегазовой отрасли, энергетики, производственные или добывающие предприятия. Однако, решение кадровых задач должны обеспечивать все организации, без привязки к конкретной отрасли.
Быстрый, выгодный и легитимный перевод кадровых документов в электронный вид можно осуществить с помощью решения Directum HR PRO. Так, компания ПАО «Тольяттиазот» на 78% снизила затраты на взаимодействие 4500 сотрудников с отделом кадров, ООО «Мон’дэлис Русь» сократила время с 15 до 3 минут на оформление или перенос отпуска персонала, «Делойт» на 15-20% сократила стоимость аутсорсинговых услуг для клиентов. Усредненная же оценка бизнес-эффекта от внедрения Directum HR PRO такова:
- 100% сотрудников вовлечены в удобную коммуникацию по цифровым каналам;
- на 40% и более снижается стоимость документа, его хранения и логистики;
- в 8 раз ускоряется кадровый документооборот;
- на 100% исключаются потери документов;
- в 4 раза упрощается подготовка к проверкам, снижается нагрузка на кадровые службы.
Рис. 2. Принцип работы решения Directum HR Pro
Внедрение КЭДО может происходить постепенно. Базовая ступень - только подписание цифровых документов, либо подписание с простым согласованием. Также можно настроить интеграцию с корпоративным порталом, единой системой идентификации и аутентификации (ЕСИА), обеспечить долговременное юридически значимое хранение документов с контролем их целостности и неизменности, выстроить кадровые бизнес-процессы, такие как: большое количество автоматических проверок, сложные согласования, автоматические контроли, пост-обработка кадровых событий, планирование и многое другое.
Рис. 3. Возможности решения Directum HR Pro
Переход на КЭДО осуществляется за срок от 3-х дней и предполагает возможность использования любого вида электронных подписей: квалифицированных, неквалифицированных и простых. Отдельное направление подписей – облачные. Они безопасны и юридически значимы, не требуют затрат на логистику и токены. Безопасность обеспечивается дополнительной аутентификацией по СМС.
К решению может быть подключено любое количество сотрудников за счет приобретения лицензий, а доступ может осуществляться как с ПК, так и с мобильных устройств, используемых в офисе или удаленно. HR PRO успешно интегрируется с учетными системами: 1С, БОСС-Кадровик, SAP и другими.
Цифровые документы HR Pro доступны на протяжении всего срока хранения. Решение обеспечивает проставление меток времени в соответствии с 63-ФЗ и доказательство юридической значимости документов в течение всего срока хранения. При внедрении решения оказывается всесторонняя методологическая поддержка.
Итак, КЭДО – объективная реальность, который, к тому же способен экономить компаниям миллионы, сокращать трудочасы сотрудников, затраченные на рутинные операции. По словам экспертов, тренд на удаленную работу останется с нами надолго, а значит, цифровые кадровые процессы, успешно внедренные работодателям, станут весомым аргументом при найме высококлассных специалистов. До завершения 2-го эксперимента Минтруда остаются считанные месяцы, перемены от взаимодействия с сотрудниками по-новому обоснованы и практически необратимы. Времени на получение консультационной помощи, расчета затрат на текущие HR-процессы остается все меньше.
Сотрудники МайТэк готовы помочь просчитать выгоды от внедрения КЭДО, провести демонстрацию возможностей решения HR PRO и сделать его конкурентным преимуществом Заказчика уже до того, как цифровой кадровый документооборот войдет в повседневную жизнь каждой компании.
Контакты коммерческого департамента МайТэк:
8 (843) 210-20-25 (доб.510)
office@mtgroup-it.ru