К нормативно – правовой базе, способствующей переводу рутинных кадровых процессов в электронный вид относят:
- Законопроект №967986-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», который вводит понятие «юридически значимых сообщений»;
- Проект изменений № 657361-7 в федеральные законы, касающиеся архивного хранения документов;
- Эксперименты Минтруда по отработке механизмов ведения и применения электронных кадровых документов работодателями 2018 и 2020 гг.
Сегодня ТК РФ прямо не разрешает, но и не запрещает вести кадровые документы в электронном виде, а ФЗ-63 «Об электронной подписи» признает электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью. Также действует принцип недопустимости непризнания электронной подписи/электронного документа в суде (ст.4 ФЗ-63).
Если перевод бизнес-процессов, связанных с кадровым администрированием в цифровой вид сегодня не обязателен, то почему передовые отечественные компании с миллионными оборотами, такие как МТС, Локомотивные технологии, Сургутнефтегаз уже начали преобразования?
Описанная выше законодательная база говорит о том, что государством взят курс на развитие цифровой экономики. И по завершении эксперимента МинТруда в 2021 году есть все основания полагать, что HR-цифровизация значительно ускорится. В кадровых процессах участвуют все сотрудники, поэтому автоматизация дает быстрый и измеримый эффект. Уже сейчас по данным проектов Directum автоматизация отдельных звеньев жизненного цикла сотрудников в компании позволяет сократить расходы на печать, хранение, пересылку документов на 60%, ускорить кадровое администрирование в 2 раза, сократить время на подбор кандидата в 3 раза.
Цифровые процессы могут стать конкурентным преимуществом компании-работодателя на рынке труда. Ведь основанная цель цифровизации - не замена человеческих ресурсов машиной, а упрощение труда кадровых служб за счет автоматизации рутины. Минимизируется «хождение по кабинетам», нужные файлы находятся за пару секунд, кадровые процессы становятся более прозрачными, появляются точки оптимизации работы компании, открываются возможности внедрения интеллектуальных метрик и KPI.
У кадрового администрирования есть свой набор процессов, составляющих основу жизненного цикла работника от приема на работу до увольнения. Теперь все они могут быть цифровизированы.
При всем многообразии возможностей повышения эффективности HR-процессов за счет цифровизации, компании необходимо провести предварительную работу. На основании практического опыта клиентской базы Directum, мы подготовили перечень шагов, которые помогут трансформировать кадровые процессы с минимальными рисками и впоследствии сэкономить компании миллионы.
- Методология и автоматизация
Начинать цифровизацию кадровых процессов рекомендуется с механизмов взаимодействия между сотрудниками. Поэтому в первую очередь следует начать оцифровку документов по согласованию, ознакомлению, информированию сотрудников. Как правило, таких документов в компании 75%. Окончание процессов в виде подписаний того или иного документа на этом этапе можно оставить в классическом рукописном варианте. Далее рекомендуется провести интеграцию всех внутренних корпоративных систем (ЕСМ, ERP, HRM).
- Расширение количества автоматизированных процессов
По завершении первого этапа происходит наращивание оборотов HR-цифровизации за счет трансформации процессов развития персонала (адаптация, оценка, обучение) и рекрутинга (заявки на прием сотрудника, согласование кандидатов, интеграция с работными сайтами).
- Удобство пользователей
Теперь можно переходить к этапу развития личных кабинетов сотрудников (специализированные интерфейсы для работы с кадровыми документами и данными), внедрять использование механизмов омниканальности: мобильных решений, чат-ботов для сотрудников, работающих «в полях», инфокиосков. Суть омниканльности заключается в предоставлении широчайших возможностей получения доступа к корпоративной информации различными способами.
На этом же этапе осуществляется переход к различным видам электронных подписей (УКЭП, ПЭП/УНЭП).
- Интеллектуальные ассистенты
На четвертом шаге внедряются роботы-рекрутеры и интеллектуальные чат-боты для сбора первичной информации, методы оценки эмоционального выгорания сотрудника, интеллектуальные корпоративные боты для проведения адаптации сотрудников и организации внутренней службы поддержки.
Помимо перечисленных 4-х ключевых шагов следует подготовить документальную базу: Регламент участников электронного взаимодействия, Присоединение к регламенту сотрудника организации, Правила применения ЭП для УНЭП или ПЭП, Положение об Удостоверяющем центре для УНЭП.
Уже сегодня множество клиентов Directum не стали ждать объявления обязательных условий перехода к цифровизации и начали постепенный переход к безбумажному взаимодействию в сфере HR. Так, Банк Казани и Запсибгидрострой автоматизировали взаимодействие с кандидатами через интеграцию с работными сайтами, в НПФ Сургутнефтегаз реализовано уведомление о выходе сотрудника из декрета и возвращении сотрудника из длительного отпуска, Гедеон Рихтер Рус автоматизировал ведение табеля учета рабочего времени сотрудников, Миррико внедрил согласование командировок, Локомотивные технологии внедрили оценку сотрудников по KPI, в Нестле оцифрован процесс согласования заявления на дистанционную работу и ознакомление с ЛНА с помощью ПЭП, ГК «Р-Фарм» реализовала цифровые командировочные и авансовые отчеты.
Перевод кадровых бизнес-процессов должен осуществляться грамотно, постепенно, обеспечивая комфортные условия для всех сотрудников. И те компании, которые превратили цифровое будущее HR в свою новую реальность, получат весомые преимущества в ближайшей перспективе. 2020 год – время новых вызовов и новых возможностей. А цифровизация одного из ценнейших ресурсов компании – кадров делает бизнес-процессы компании мобильными, организованными и прозрачными, готовыми к слаженной работе в офисе и на удалении.
Компания МайТэк готова бесплатно продемонстрировать все возможности цифровизации HR-процессов в системе Directum RX. Мы также проводим консультации по подготовке перечня нормативных документов по цифровизации HR-процессов с предоставлением примеров их оформления и чек-листами.
Свяжитесь с нами и забронируйте удобное для вас время: +7 (843) 210-20-25 (доб. 504, 510) - коммерческий департамент МайТэк