«Не важен размер компании, любому руководителю хочется знать, чем живет его подчиненный на работе, какие процессы в компании влияют на его производительность, как происходит согласование документ ов, ведется канцелярия и работа с договорами» - так начиналось интервью с руководителем Департамента проектов Сарваровым Айдаром, который рассказал о том, что дает Directum предприятию, куда двигается МайТэк и о личной лестнице успеха.
- Что является платформой для успешного проекта?
- Заинтересованность! Системы электронного документооборота сегодня очень востребованы, тенденции обсуждаются среди топ-менеджеров. Их популярность рождает интерес и начинается выбор системы и компании для внедрения. Нам важно вовремя уловить этот момент и сделать выгодное предложение. При такой схеме система «заходит» сверху - от руководителя. Такой подход может вызвать отрицание перехода у среднего персонала, ведь их деятельность становится прозрачной для руководителя. Этому рады не все… И все же проекту быть! Стоит убеждать в необходимости системы не только высшее звено сотрудников, но и обычный персонал, показывая положительные стороны работы с системой для них, опираясь на накопленный компанией опыт. Т.е. нужно заинтересовать, и это работает, ведь в итоге они получают позитивные эффекты от внедрения, ну а мы успешные проекты!
- Почему необходимо внедрять систему?
Для эффективной работы предприятия всегда важен результат, а он зависит от каждого сотрудника. Руководству необходимо знать, как организованы процессы в компании. Бумажный документооборот не всегда в силах обеспечить прозрачность и показать суть вещей. На одном из предприятий, мы столкнулись с практикой, что подчиненные имитировали бурную деятельность: на столах кипы бумаг, даже людей не видно, а договора согласовывались порой по полгода. Ссылаясь на большую занятость, сотрудники редко отвлекались на срочные повседневные задачи. Установить реальную скорость их работы практически невозможно. Руководителю непонятно, когда та или иная бумага пришла к сотруднику, непонятно, когда ушла. А есть документы, которые требуют незамедлительного рассмотрения. После же внедрения, система четко ответила на вопрос, когда задача поставлена, сколько выполняется, находится на рассмотрении, как редактируется. Только у руководителя в голове возникла мысль о работе того или иного подразделения, он открывает систему и получает детальные ответы, при этом, не затрачивая административные ресурсы и время. В итоге, в данной компании, с помощью Directum, были улучшены результаты деятельности, увеличена скорость согласования документов и исполнения поручений. В последствии, высоко оценена инициатива внедрения системы руководителями среднего звена со стороны топ-менеджеров.
Помимо этого, решается вопрос с потерей документов. Практически у каждого клиента есть эта проблема. А представляете, если это договор на десятки миллионов рублей…. Бывает и такое! Система такого не допустит! К тому же, снижается время на согласование документов, особенно это заметно с компаниями, у которых есть филиалы. У наших клиентов, после внедрения, первое время вызывает приятное умиление, когда раньше процесс согласования занимал месяц, (…то одного специалиста нет, то другого), а после внедрения процесс занимает максимум неделю. Решается вопрос и с подменой документов, даже в сшитых экземплярах. В системе все отслеживается очень четко. С приходом Directum все становится проще!
- Сложно ли адаптироваться к системе?
Руководители быстрее привыкают к новым тенденциям. Одна из их основных функций - модернизация процессов. Они сканируют информационное пространство, тем более среди их коллег распространен интерес к построению эффективного предприятия с помощью электронного документооборота. Руководители, безусловно, заинтересованы в любой системе, которая сможет им в этом помочь и где-то даже облегчить жизнь, упростить рутинные вещи. У обычных же сотрудников присутствует элемент привычки, особенно это касается возрастных людей. Они привыкли ежедневно работать по одному и тому же алгоритму и любое его изменение приводит к стрессу. Одним словом, на предприятии заказчика всегда есть некое сопротивление: есть отделы, которые так или иначе не хотят пользоваться системой, но саботаж эффективно решается через руководство, либо через рождение той самой заинтересованности.
- Т.е. обычные сотрудники первоначально не совсем жалуют систему?
Бывает и такое, но со временем привыкают. Они видят, что происходит упрощение и улучшение условий работы, и тогда они с удовольствием работают в системе. Отмечу, что во многих компаниях, где покупается система, инициатива внедрения приходит не через топ-менеджмент, а через отделы: IT, канцелярию, юристов. Их заинтересованность в автоматизации процессов напрямую отражается на внедрении. В одном из наших проектов произошел интересный случай, мы сами того не ожидая, получили колоссальную помощь от IT-службы, которая полностью пересмотрела и улучшила свою работу. Сначала они, в принципе не понимали разницу между CRM и СЭД. А после организовали первичную службу поддержки. Их цель - тщательнее разобраться в процессах. Были сложности в том, что у них есть два контура информации: общедоступная и секретная. Система Directum использовалась в качестве открытого контура. Те сотрудники, которым приходилось работать в двух контурах, выражали неготовность работы в таком режиме. И мы еженедельно стали показывать руководству эффекты от внедрения: за неделю создано 2 документа, на следующей уже 10 и так по нарастающей. Показывали динамику, погружение в проект. Руководители компании на совещании отметили личные достижения сотрудников, так и достижения отделов. И тут, после оглашения результатов была отмечена интересная тенденция – началось соревнование между отделами. Лидерство одних, подстегивало остальных к работе в системе, к достижению результатов. Отделы подтягивались друг за другом, потому что удобно.
Иногда ресурс одного заинтересованного человека влияет на весь процесс внедрения. На одном проекте был сотрудник, который имел серьёзное влияние на мнение персонала. Наверное, в силу опыта работы и возраста, ему было 60 лет. К нему прислушивались. Он быстро вник в работу системы, понял ее результативность и стал агитировать других сотрудников и руководство. После внедрения основного модуля, туда внедрялись и дополнительные: совещания и договоры.
- Как часто после внедрения основного модуля заказчик готов внедрить дополнительные блоки?
- Иногда желание возникает и в ходе внедрения первого модуля. Аналитики в ходе анализа бизнес-процессов предлагают перевести тот или иной документ в электронный вид. Заказчик загорается, и просит сделать скорее. Но! Это считается нарушением принципов и технологий внедрения, мы этого стараемся не допускать. Если в договоре обговорено, что мы внедрим один процесс за месяц, то увеличение числа процессов, требует больше времени. Иначе, срываются сроки, бюджет находится на грани. Рисковать расположением заказчика не стоит, все нужно делать постепенно, в свое время – это важно.
- Всегда ли начинается внедрение с нуля или на предприятиях активно используют системы электронного обращения документов?
- Безусловно, используют. Есть предприятия, где стоят государственные системы для более удобного взаимодействия с органами власти. В лидерах более дешевые системы, которые некоторые получают в дар, но потом, войдя во вкус, осознают необходимость более серьезного подхода к документообороту. Дело в том, что возможности той или иной системы ограничены. Каждая платформа ориентирована на конкретное направление, многие не заточены под автоматизацию договорного оборота, или служебные записки и т.д. Directum же предлагает комплексное решение! Логично, что компании отказываются от систем, которые не могут показать результат в полном объеме, не могут соответствовать актуальным задачам предприятий. Качественная поддержка – это тоже залог успеха многих компаний, но есть нюанс: она не должна быть дорогой, иначе бывает и так, что заказчик устает постоянно платить деньги и, в конечном итоге, отказывается от самой системы .
- Часто ли Заказчики рекомендуют «МайТэк» и систему Directum?
- Да, и достаточно часто. Наша компания предлагает продукты, которые автоматизируют ключевые направления и интересны, практически, любому предприятию: договорные, около договорные проекты, закупки . Даже бывает так, что сотрудники клиента увольняются из компании, переходят на другое предприятие, где также понимают необходимость внедрения Directum и обращаются к нам, зная профессионализм наших сотрудников и большой практический опыт.
- Если говорить про сотрудников и о компании… Сегодня ты руководитель Департамента проектов, а с чего ты начинал в МайТэк?
Моя карьера началась в г. Набережные Челны, в одном крупном и известном банке, где я занимал должность младшего разработчика. Когда поступило предложение от МайТэк, я уже имел опыт в разработке, и вакансия разработчика мне показалась интересной, хотя она и предполагала переезд в Казань. Несмотря на то, что компания была молодой, у нее была существенная база. Мне предложили стать разработчиком. Для профессионального уровня, который у меня был тогда, это был хороший шанс получить богатый опыт и возможности для самореализации, творческую и интересную работу. Я чувствовал перспективы на быстрый рост.
- Над какими проектами приходилось работать?
Когда я пришел велось только два крупных проекта, в штате компании было всего 10 человек. По мере развития количество проектов увеличивалось. Проекты были различными и по уровню сложности, и по интересу поставленных задач. Технологии не стоят на месте и появляются более мобильные решения, например, такие как Directum RX, то и проекты становятся более быстрыми и простыми для реализации.
В самом начале, мы детально изучали технологии и особенности системы, а после вместе с наставником подключались к работе, изучив всю необходимую документацию и технологии. Это требовало времени. Сейчас, благодаря, свежим технологиям, новички очень быстро вливаются в работу, им поручают ответственные задачи, которые они решают самостоятельно. Руководитель курирует ход исполнения проекта, но не полностью погружаясь в него. Благодаря этому, мы успеваем отработать большее количество проектов, с высоким качеством за короткое время.
Большое количество проектов предполагает и расширение штата сотрудников, поэтому в 2017 году оформился Департамент проектов.
- Компания растет и меняется. Как видишь, перспективу развития компании?
- Направление Directum RX – очень актуально и интересно, как для проектных команд и разработчиков, так и для клиентов. А клиенты Directum RX – это как крупные организации, так и не очень. И я уверен, их будет много.
Ну и для многих сотрудников свежим воздухом будут проекты, которые ведутся около документооборота, находятся вокруг него, например, выстраивание процессов по реализации и поддержки голосового помощника. Это новые тенденции, которые очень интересно реализовать в нашей компании. Эти проекты станут новой волной, на гребне которой, они смогут раскрыться как профессионалы и привести не только себя, но и компанию к еще большему успеху.