МВЦ «Казань Экспо» – многофункциональный выставочный комплекс мирового уровня, современная бизнес-арена для проведения крупных международных и национальных выставок различного формата и уровня сложности, конгрессов, форумов и других масштабных мероприятий.
Целью компании на данном этапе стало внедрение системы Directum RX для автоматизации процессов работы делопроизводства, работы с организационно-распорядительной документацией, договорами, служебными записками, поручениями. Детально изучив возможности 1С: документооборота, систему управления проектами «ELMA», свой выбор они остановили на системе Directum RX. Конкурентным преимуществом стало ее постоянное развитие и соотношение возможностей продукта с целями компании. Интегратором была выбрана компания «МайТэк» - генеральный партнер компании Directum, который обладает высокими профессиональными компетенциями и богатым опытом в реализации проектов с положительными отзывами по ним. Позитивное мнение руководителей крупных компаний не только Татарстана, но и России вызвало доверие к исполнителю и продукту, что стало ключевым фактором в принятии решения руководителями выставочного центра.
Проект по установке и настройке системы Directum RX» в соответствии с требованиями Заказчика, будет полностью реализован специалистами компании «МайТэк», которые к тому же проведут обучение персонала многофункционального выставочного комплекса, где познакомят сотрудников с базовыми возможностями системы, дадут первичное представление о работе с задачами, поручениями, договорами, которое необходимо для успешной работы электронного документооборота.
В рамках деятельности будут автоматизированы следующие процессы:
- Работа с входящими документами: осуществление регистрации, работ по резолюциям и поручениям, постановке задач и контролю над ее исполнением, формированию отчетов по исполнительской дисциплине.
- Работа с исходящими письмами: внедрение шаблонов, процессов согласования, подписания электронной подписью и регистрации документа, отправка документа адресату.
- Работа с организационно-распорядительной документацией: создание приказов, распоряжений, а также служебных записок, отчетов по основной сфере деятельности, их согласование и контроль исполнения поручений по ним.
- Работа с договорами: подготовка проектов договорных документов (в том числе из шаблонов), согласование, подписание и регистрация; отправка документов контрагентам; контроль возврата экземпляров договорных документов, передача в архив; контроль исполнения условий договоров.
- Работа по организации совещаний; оформлению протоколов; созданию поручений по ним, контроль за исполнением.
- Работа по проектам: инициация и планирование, ведение электронного архива по проектам.
По итогам внедрения ООО КАЗАНЬ ЭКСПО сможет усовершенствовать документооборот, ускорить процессы согласования, обеспечить долговременное и целостное хранение документов, гарантировать конфиденциальность информации, использовать удобные инструменты обработки документов. Все это, сформирует единое информационное пространство предприятия и обеспечит возможность для эффективной работы и дальнейшего развития.