АО «НИИнефтепромхим» использует возможности Directum для работы со счетами

АО «НИИнефтепромхим» автоматизировало управление входящими счетами на базе Directum. Одним из преимуществ проекта стала интеграция Directum с сайтом ЦБ РФ для сверки курса валют и автоматической корректировки сумм в рублях, эквивалентных иностранной валюте счета.

АО «НИИнефтепромхим» – научный и производственный комплекс, ведущий эксперт в области химизации процессов добычи, подготовки и транспортировки нефти. Ассортимент компании включает более 150 химических продуктов и технологий. Партнерами компании являются такие нефтяные гиганты, как «Газпром», «Роснефть», «Лукойл» и «Сургутнефтегаз».

Компания использует систему Directum c 2016 года. На первом этапе было охвачено 9 бизнес-процессов. В 2017 году НИИ дополняет их количество и автоматизирует работу с входящими счетами.

Решение успешно закрывает потребности АО «НИИнефтепромхим» в удобной работе с входящими счетами:

• создана единая база хранения счетов и организован безопасный доступ к их архивам с учетом прав доступа;
• обеспечен быстрый поиск и фильтрация счетов по заданным параметрам;
• настроены маршруты уведомления всех участников процесса о результатах рассмотрения и согласования счетов;
• организован контроль и учет оплаты счетов;
• настроено визирование согласованных счетов электронной подписью руководителя;
• обеспечено автоматическое формирование отчетности по счетам.

Базовые возможности «Согласования счетов на оплату» компания «MT Консалт», исполнитель проекта, дополнила и уникальными решениями, разработанными специально для НИИ. Нововведением стало автоматическое обновление курса валют с сайта ЦБ РФ. Directum отслеживает изменения курсов валют, соотносит их с валютой счета и автоматически пересчитывает сумму, необходимую для погашения долга по новому курсу на день платежа.

Помимо этого, для каждого счета представлена возможность составления платежного календаря – графика платежей. Данный механизм предполагает возможность оплаты одного счета в несколько этапов с разбивкой по времени. Система сама отслеживает платежи через справочники и информирует о необходимости оплаты или контроля завершения платежа.

Также для удобства финансового отдела реализована возможность выполнения заданий через изменения реквизитов в записи справочников. Финансистам необязательно заходить в саму задачу, искать вложения и выполнять ее. Достаточно изменить один из реквизитов счета, к примеру, заменить статус с «Не оплачено» на «Оплачено», и система сама определит, в какую задачу было вложено данное задание, автоматически выполнит его и отправит далее по маршруту. Что важно, для работы с разными типами счетов выполнено разное представление справочников.

Для счетов настроены различные виды штампов: факсимиле, информация о коммерческой тайне, таблица с информацией по платежу. Утверждает документ генеральный директор с использованием мобильного решения Directum Jazz.

«Хотелось бы отметить, что работа со счетами стала еще более оптимизированной и удобной. Удалось закрыть много рутинной работы по ручной обработке данных и контролю операций, особенно с валютными счетами. Преимуществом стала возможность настройки графиков платежей. Теперь контролировать оплату очень просто», − отмечает Соколова Ирина Павловна, начальник финансово-экономического отдела АО «НИИнефтепромхим».