Новостикомпании

ГК «ЛокоТех» управляет электронным документооборотом с помощью ECM-системы DIRECTUM

Внедрение ECM-системы DIRECTUM в крупном федеральном холдинге «ЛокоТех» – один из масштабных проектов в практике российского интегратора «МайТэк», в ходе которого автоматизированы 5 000 пользователей, 25 бизнес-процессов в 150 бизнес-единицах холдинга. Эффект от внедрения – это экономия, полученная от оптимизации процессов и ухода от бумажного документооборота, выражающаяся в миллионах рублей в год.

О заказчике

ООО «Локомотивные технологии» (ГК «ЛокоТех») − компания, интегрирующая управление активами АО «Желдорреммаш», ООО «ТМХ-Сервис», ООО «ТМХС-Лизинг», ООО «Торговый дом МХС», ООО «АВП Технология» и ООО «ЛокоТех-Промсервис». Всего в состав Группы компаний входят порядка 150 бизнес-единиц, в числе которых 10 локомотиворемонтных заводов и 92 сервисных депо, отвечающих за техническое обслуживание свыше 15 000 локомотивов на всем их жизненном цикле. Штатная численность превышает 60 000 человек.

По итогам 2015 года «Локомотивные технологии» вошли в наиболее авторитетные рейтинги России:

  • 80-е место в рейтинге «200 крупнейших частных компаний России» по версии журнала Forbes
  • 126-е место в рейтинге «500 крупнейших компаний России» по версии журнала РБК
  • 130-е место в рейтинге RAEX-600 рейтингового агентства «Эксперт»

Потребность и предпосылки внедрения ECM-системы в ГК «ЛокоТех»

Укрупнение ГК «ЛокоТех» и ежегодно возрастающий объем неструктурированных документов, необходимость эффективного управления корпоративным контентом в территориально-распределенной среде определили необходимость в гибкой, многофункциональной и технологичной ECM-системе, которая:

  • могла органично вписаться в концепцию единого информационного пространства и стать частью корпоративного коммуникационного потока
  • позволила наиболее оптимально выстроить бизнес-процессы и укрепить горизонтальные и вертикальные связи между компаниями Холдинга
  • стала агрегатором информации из разных систем

Кроме того, будущая ECM-система должна была соответствовать современным условиям ведения бизнеса и обеспечивать работу сотрудников при удаленном доступе с различных мобильных устройств.

Что было важно?

Для ECM-системы были выделены следующие ключевые требования:

МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ В КОРОБКЕ

стояла задача по автоматизации более 20 бизнес-процессов

ОТКРЫТОСТЬСИСТЕМЫ

предстояло настроить «глубокую» интеграцию в 8-мью различными ПП холдинга

МАСШТАБИРУЕМОСТЬ И ГИБКОСТЬ

планировалось тиражировать ECM на региональные компании холдинга

ВЕБ-ДОСТУП И МОБИЛЬНЫЕ РЕШЕНИЯ

разъездной характер работы требовал удаленного управления процессами

Рабочей группой был составлен шорт-лист, куда вошли 6 ЕСМ-систем – лидеров российского рынка. По результатам анализа была выбрана ECM-система DIRECTUM, как одна из самых функциональных, удобных и технологичных в своем классе. Поставщиком решения выступила компания «МайТэк» – интегратор с большим опытом в области консалтинга и автоматизации бизнес-процессов на базе DIRECTUM.

Стратегические цели проекта

«ЛокоТех» - это 250 пунктов присутствия по всей территории Российской Федерации в 8 часовых поясах. Когда в Москве начинается рабочий день, в Хабаровске он уже заканчивается. Поручениям, отправленным в центральном аппарате в Москве, необходимо было пройти путь от кабинета генерального директора, через всю структуру компании попасть исполнителю, к примеру, в Уссурийске на другом конце страны. На всем пути следования процесс должен быть максимально прозрачным, и, главное, контролируемым.

В ходе исследования специалисты «МайТэк» совместно с рабочей группой заказчика выделили стратегические цели проекта:

связать потоки коммуникаций головного офиса и территориально распределенных по всей России компаний Холдинга

организовать эффективный онлайн контроль исполнения поручений на всех уровнях управления

снизить загрузку административно-управленческого персонала

сократить время и стоимость на доставку документов и поручений конечному исполнителю и увеличить скорость исполнения и принятия решений

повысить уровень исполнительской дисциплины

сделать процессы быстрыми и легко адаптируемыми к постоянному развитию

выявить стратегически важные процессы, автоматизация которых позволит экономить деньги и время

выйти на полностью безбумажный документооборот

 

Функционал системы

На текущий момент автоматизировано 25 бизнес-процессов:

Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно выносить множественные резолюции и оперативно осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.

Ход проекта

Проект был реализован в 3 этапа:

  1. Пилотный проект в УК «Локомотивные технологии»» и 4 дочерних компаниях в Москве.
  2. Тиражирование DIRECTUM в АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис».
  3. Функциональное развитие системы во всех компаниях холдинга.

Первая фаза проекта стартовала в марте 2014 года. За 3,5 месяца в Управляющей компании и 4 дочерних организациях, расположенных в Москве, был реализован пилотный проект и создано шаблонное, легко тиражируемое решение по основным процессам: работа с поручениями, работа с исходящими письмами, рассмотрение входящей документации, управление договорными документами, работа со служебными записками, приказами, распоряжениями, заявками в IT и управление доверенностями. Охвачено 300 пользователей.

С октября 2014 по декабрь 2015 гг. система тиражирована на уровень административно-управленческого аппарата двух крупных дочерних компаний холдинга - АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис», - заменив работавшие там системы – 1С: Документооборот и DocsVision. Выполнена конвертация исторических данных. Общее количество пользователей достигло 900 человек. Расширен функционал системы. Сделаны первые шаги к зарождению безбумажного межкорпоративного документооборота.

С декабря 2015 года по март 2016 года система тиражируется до конечного пользователя всех компаний холдинга. Количество сотрудников, работающих в DIRECTUM, приближается к 5 000.

С марта 2016 года стартовала 3 фаза проекта, в рамках которой продолжает расширяться функционал системы и автоматизируются такие процессы, как запрос неквалифицированной подписи, получение квалифицированной ЭП, работа с заявками на получение технической документации, согласование должностных инструкций, согласование карт КПЭ, работа с заявками на коммерческие предложения, согласование сметной документации и другие.

В настоящее время ЕСМ-система продолжает развиваться функционально, автоматизируются новые бизнес-процессы, среди которых управление рекламациями и работа по претензионной деятельности, конкурсные процедуры, интеграция с КСНСИ по блоку HR и многие другие.

В августе 2016 года холдинг полностью переводит в электронный вид весь межкорпоративный обмен документами, а это служебные записки, протоколы совещаний, рекламации, внутренние договоры, заявления на отпуск и прочие документы.

Итоги и эффекты проекта

Об итогах проекта рассказывает генеральный директор ООО «Локомотивные технологии» Алексей Белинский: