Аудит внедрения Directum – обоснованная экономическая выгода

Если система электронного документооборота на предприятии запущена в промышленную эксплуатацию и спустя некоторое время настроенные процессы перестали удовлетворять потребностям, стоит задать себе два вопроса. Первый – оптимально ли была проведена настройка системы? Второй – развивается ли система в соответствии с меняющимися бизнес-процессами? Если на один из вопросов Вы ответили «Нет», пришло время провести независимую оценку внедрения системы и выявить дальнейшие пути оптимизации.

 В 2014 году компания «МайТэк», оценив высокий спрос среди клиентов Directum в аудите внедрения системы, серьезно занялась этим вопросом.

 КАСИМОВ ДЕНИС БАХЧАНОВИЧ,
Исполнительный директор
ООО «МайТэк»

«Аудит внедрения подразумевает под собой консалтинг и требует глубоких знаний, как специфики бизнес-процессов, так и технических нюансов (к примеру, интеграция СЭД с существующими на предприятии информационными системами, конвертация данных, разработка интерактивных отчетов, web-программирование).

Поскольку к нам неоднократно поступали обращения от клиентов, ранее внедривших Directum, мы решили выделить на данное направление команду опытных специалистов, разработали технологию аудита и запустили в работу».

За прошедшие 11 месяцев было аудировано несколько компаний, использующих Directum более года. Одним из первых проектов был аудит в производственной компании ООО «Аксолит». Компания обеспечивает полный цикл производства строительных материалов: от добычи и переработки сырья до упаковки  и отгрузки готовой продукции.   

На момент проведения аудита в Directum уже работало более 100 пользователей. Были автоматизированы процессы по рассмотрению входящей документации, созданию и согласованию исходящих писем, работе со служебными записками, приказами и распоряжениями (включая исполнение поручений), по созданию и согласованию договорных документов. Часть решений при этом внедрялась силами своих ИТ-специалистов.

СЕРЕБРЯКОВ АНДРЕЙ АЛЕКСАНДРОВИЧ
Руководитель Отдела информационных технологий
ООО «Аксолит»

«Запустив систему в промышленную эксплуатацию, изучив «на деле» все ее возможности и проанализировав накопившиеся пожелания от пользователей, нам стала очевидна необходимость в проведение аудита внедрения системы. В качестве исполнителя работ мы выбрали компанию МайТэк».

Перед экспертами МайТэк были поставлены следующие задачи:

• оценить, насколько  правильно и в полном ли объеме используется функционал и возможности СЭД Directum;
• выявить пути оптимизации внедренной на предприятии СЭД;
• проанализировать пожелания пользователей к системе и предложить варианты их решения;
• дать технические и организационные рекомендации и передать заказчику проектную документацию с описанием методов решения выявленных замечаний и пожеланий.

АРХИПОВА ЕЛЕНА ГЕННАДЬЕВНА
Руководитель проекта аудита
в ООО «Аксолит»

«Современные компании активно развиваются. С целью сохранения полученных от внедрения эффектов важно, чтобы изменения бизнес-процессов оперативно отражались и в информационных системах. Система должна быть живой и гибкой.

На этой стадии наши клиенты могут столкнуться со следующими сложностями:

1. Отсутствие выделенного специалиста, ответственного за сбор, анализ и реализацию пожеланий, обучение работе в системе новых сотрудников и дальнейшее развитие системы.

2. Неполное использование функционала и возможностей системы.

Привлечение экспертов, обладающих необходимыми знаниями, навыками и опытом в данной области, поможет успешно решить эти вопросы и получить желаемый эффект».

В течение 3-х рабочих дней был проведен детальный анализ процессов Аксолит. В последующую неделю эксперты МайТэк подготовили заключение по результатам аудита с конкретным перечнем пожеланий, несоответствий и детальным описанием предложений и алгоритмов реализации.

Реализация рекомендаций осуществлялась при активном участии экспертов компании заказчика. В результате был изменен регламент некоторых процессов и частично - функционал системы:

• структурирован электронный архив предприятия, что позволило упорядочить «базу знаний» организации;
• автоматизированы новые процессы и оптимизированы существующие: к примеру, согласование документов было реализовано на основе механизма матриц, что облегчило администрирование системы. В маршруты добавлены дополнительные этапы и варианты исполнения, разработан механизм, автоматически добавляющий лист согласования в заявления на отпуск/отгул/увольнение, что сократило время на создание и согласование документов.
• выявлен неиспользуемый функционал системы и проведено дополнительное обучение и консультирование пользователей по его использованию в ежедневной работе (папки поиска и папки по правилам, экспорт/импорт документов, напоминания о задачах/заданиях, автоочистка папок), что, в свою очередь, повысило эффективность работы с системой.

Проект аудита в ООО «Аксолит» является лишь одним из примеров. В настоящее время экспертами МайТэк ведется еще несколько проектов в этом направлении. Если и у вас существует потребность в оценке эффективности работы системы и дальнейшей ее оптимизации, наши специалисты качественно и в короткие сроки осуществят аудиторскую проверку. Обращайтесь к нам по тел. (843) 210-20-25 или пишите на электронную почту office@mtgroup-it.ru.