MT Group автоматизирует документооборот в крупнейшем строительном холдинге Республики Татарстан

Стартовал первый этап проекта внедрения ЕСМ-системы Directum в СПО «Казань». Внедрение СЭД позволит компании организовать и структурировать бизнес-процессы, повысить скорость документооборота.

Строительно-производственное объединение «Казань» – крупнейший строительный холдинг в Республике Татарстан, созданный в результате объединения предприятий строительной индустрии и строительно-монтажных компаний холдинга «ТАИФ». Компания осуществляет крупные проекты строительства промышленных и социально-гражданских объектов.

Наращивание производственных мощностей компании и расширение филиальной сети привело к усложнению бизнес-процессов. Удержание эффективности при высоких темпах роста потребовало оптимизации взаимодействия между сотрудниками отделов компании, усиления контроля качества и сроков выполняемых работ. С целью реализации данной задачи руководство СПО «Казань» решило начать автоматизацию документооборота и основных направлений взаимодействия на базе ЕСМ-системы.

Выбор поставщика системы осуществлялся на электронной торговой площадке ONLINECONTRACT. В результате проведенного тендера предпочтение было отдано системе Directum и Сертифицированному партнеру компании Directum – МайТэк (MT Group). Большое влияние на выбор оказало наличие у компании МайТэк опыта в области автоматизации документооборота и рекомендаций от предприятий Республики Татарстан.

Проект внедрения системы было решено разделить на два этапа. В рамках первого этапа было запланировано формирование в компании единой культуры документооборота, организации внутреннего взаимодействия между отделами и филиалами, связанного с обработкой документов. На втором этапе запланировано внедрять бизнес-решения, предназначенные для эффективного осуществления проектно-строительной деятельности.

Первый этап проекта стартовал в январе 2012 года. Основные его задачи направлены на автоматизацию процессов:

• регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, контроля исполнения поручений;
• работы с организационно-распорядительной документацией (ОРД): служебными записками, а также приказами и распоряжениями по основной деятельности.

По итогам проведения консалтинга в компании СПО «Казань» в качестве самостоятельного подразделения был выделен отдел канцелярии. Организация работы делопроизводителей стала дополнительной задачей в рамках первого этапа проекта.

Автоматизацию процессов было решено осуществить, используя функционал Базовых модулей системы Directum и решения «Классическое делопроизводство». На данный момент в Центре сертифицированного обучения компании МайТэк закончено обучение сотрудников СПО «Казань», входящих в рабочую группу проекта.

Внедрение СЭД позволит компании организовать и структурировать бизнес-процессы, повысить скорость документооборота, обеспечить контроль над исполнением заданий и поручений. В рамках второго этапа проекта внедрения СПО «Казань» планирует подключить к работе в системе сотрудников филиалов, произвести интеграцию с системой 1С: Предприятие 8, а также расширить функционал такими бизнес-решениями, как «Управление договорами», «Управление проектами» и «Управление тендерами».