Новостикомпании

Выигрывает, кто ставит на DIRECTUM

Завершен проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в ООО «Роял Тайм Групп». Проект интересен реализованным широким функционалом. За относительно короткий срок были автоматизированы процессы канцелярии, ОРД, управления договорными документами, работа со счетами и заявками на оплату, а также кадровые процессы.

О компании

Инвестиционная компания ООО «Роял Тайм Групп» была основана 12 февраля 2008 года. Компания осуществляет свою деятельность в различных сферах бизнеса Российской Федерации и стран ближнего зарубежья, включая строительство, игорный, ресторанный и развлекательный бизнес.

«Роял Тайм Групп» является социально ориентированной компанией, которая активно поддерживает проведение турниров и чемпионатов по хоккею, смешанным единоборствам, профессиональному боксу и кикбоксингу. Благодаря поддержке спортивных мероприятий, «Роял Тайм Групп» популяризирует и развивает профессиональный спорт среди жителей страны, а также пропагандирует здоровый образ жизни.

Ситуация

Масштаб и серьезность осуществляемых проектов требовали детального планирования деятельности и грамотного управления финансовыми потоками. В компании эти работы были выстроены на высоком уровне. Однако в связи с частыми командировками ответственных лиц, возникали определенные сложности в процессе согласования счетов и заявок на оплату. Кроме того большой объем финансовых документов требовал их структурирования и формирования электронного архива для облегчения оперативного поиска, а также возможности анализа и подготовки отчетов.

В связи с растущим объемом строительных работ стояла необходимость в четкой регламентации договорной деятельности и распределении функциональных зон ответственности среди сотрудников. Не меньшая важность придавалась процессам подготовки и подачи отчетности и документов по совершаемым сделкам в срок в государственные органы.

Необходимость решения перечисленных задач побудило руководство к выбору ECM-системы.

Выбор

Основными требованиями при выборе продукта выступали его широкие функциональные возможности. Предпочтение было отдано в пользу системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, как решения, которое должно было реализовать весь комплекс поставленных задач.

Анализ задач

Высокая квалификация и глубокие знания процессов участниками рабочей группы Заказчика позволили точно сформулировать основные задачи проекта внедрения:

  • автоматизация работы с входящими, исходящими и внутренними документами (письма, служебные записки) на всех этапах их жизненного цикла (создание, согласование, регистрация, формирование и контроль исполнения поручений по ним);
  • автоматизация работы с организационно-распорядительной документацией (приказами/распоряжениями по основной деятельности), формирование и контроль исполнения поручений по ним;
  • автоматизация договорной работы, предусматривающая создание, согласование и контроль возврата договорных документов; ведение реестра договоров; мониторинг необходимых параметров заключаемых сделок и разработка механизма напоминаний;
  • автоматизация работы со счетами и заявками на оплату, формирование реестра платежей, контроль осуществления платежей и формирование необходимой отчетности по сделке;
  • создание защищенного и безопасного электронного архива документов;
  • удаленная работа через веб-доступ.

Решение

В рамках поставленных задач специалистами компании МайТэк был выполнен ряд работ для создания решения, наилучшим образом отвечающего требованиям заказчика.

По пожеланию Заказчика был разработан реестр заявок на договорные документы, где хранится исходная информация, предоставляемая инициатором для заключения договора (ЦФО, на который будут отнесены затраты по данной сделке, категория договора, сумма договора, а также отдельные параметры для договоров займа: порядок уплаты и начисления %, срок и порядок возврата займа, % за пользование).

Существенно модифицирован и сам реестр договоров.

Так, добавлена вкладка «Параметры», где ответственный сотрудник указывает, с кем осуществляется сделка (Резидент РФ/Не резидент РФ), необходим ли паспорт сделки, требуется ли контроль ФАС и Росфинмониторинга и другие. Отдельные поля выделены для договоров займа.

Добавлена вкладка «Местонахождение», что позволяет оперативно найти договорной документ.

Система DIRECTUM была тесно интегрирована с 1С на уровне справочников. Особенностью интеграции стало создание единой общей базы 1С, куда попадают данные из разрозненных баз юридических лиц холдинга, и уже оттуда данные передаются в систему DIRECTUM.

Впечатления

«В силу специфики нашего бизнеса, к внедряемой системе мы предъявляли жесткие требования в области обеспечения безопасности и разграничения прав доступа к хранящейся в ней информации. Также требовалась грамотная оптимизация процессов взаимодействия и четкая регламентация работ. Все эти требования были реализованы в рамках данного проекта. Хотелось бы отметить возможность удаленной работы пользователей через Вэб-доступ, т.к. многие из наших сотрудников часто бывают в командировках, а это не должно затягивать процесс согласования документов и выполнение особо важных задач».

Фасхутдинова Алина Фаилевна, Финансовый директор.

Результаты

В системе успешно работают сотрудники всех подразделений компании, а также высшее руководство. Руководители подразделений и ТОП-менеджеры получили механизм ЭЦП для целей визирования и утверждения документов.

Работа в DIRECTUM с помощью различных мобильных устройств и планшетов позволяет обеспечить непрерывность бизнеса и предоставить пользователю возможность комфортной работы с документами и данными системы вне зависимости от местонахождения или используемых технологий.

Перспективы

По результатам данного проекта была сформирована комиссия по развитию системы DIRECTUM. Ведутся работы по подключению к работе в едином информационном пространстве удаленных подразделений компании.