«Новый Век» и новый уровень технологичности

ООО "ТРК «Новый Век" - крупнейший медиахолдинг Республики Татарстан и Поволжья – повышает мобильность. Теперь, когда работы по внедрению Directum завершены, руководство компании, даже находясь с рабочими поездками в разных частях мира, управляет внутренними процессами так же эффективно.

О компании

В состав компании входят Телеканал «Татарстан-Новый Век», спутниковый телеканал «ТНВ-Планета» и радиостанция «Болгар радиосы».

Телеканал «Татарстан-Новый Век» (ТНВ-Татарстан) – единственный телеканал в Поволжье с самым большим покрытием сигнала в спутниковом, аналоговом и цифровом наземном вещании, а также в кабельных ТВ сетях.

В 2010 и 2012 году телеканал ТНВ стал обладателем престижной Национальной телевизионной премии «ТЭФИ-регион». За 10 лет телерадиопрограммы ОАО «ТРК «Новый Век» получили около 200 дипломов победителей Международных, Всероссийских и Республиканских конкурсов.

Спутниковый телеканал «ТНВ-Планета» был открыт в 2012 г. благодаря решению и поддержке Президента РТ. Территория распространения охватывает всю Россию, включая Восточную Сибирь и Дальний Восток, а также в Казахстан, Среднюю Азию, Пакистан, Афганистан, Ирак, Иран, Турцию, Монголию, Китай.

Потенциальная аудитория - около 8 млн. семей. Сегодня телеканал «ТНВ-Планета» возможно смотреть в режиме online-вещания в Internеt и на устройствах iOS («Apple»).

На 1 января 2013 г. совокупная потенциальная аудитория телевизионных каналов холдинга «Новый Век» составила около 50 млн. человек (без учета вещания в сети Internet).

«Болгар радиосы» - радио с собственным программированием на двух государственных языках, вещает круглосуточно на всей территории Республики Татарстан. Через спутник Eutelsat 36A радио «Болгар радиосы» можно принимать на территории европейской части России, в странах Восточной Европы, республиках Кавказа и Закавказья.

Профессиональная звукозаписывающая студия радиостанции оборудована на уровне мировых стандартов и не имеет аналогов в республике по качеству звучания и возможностям записи оркестров и ансамблей.

Потенциальная аудитория «Болгар радиосы» - более 4-х миллионов слушателей.

Сайт компании: http://tnv.ru

Ситуация

Благодаря техническому развитию, совершенствованию программной и маркетинговой политики телерадиокомпании удалось расширить географию распространения сигнала и увеличить охват по России и зарубежным странам.

Чтобы поддерживать данные показатели на высоком уровне, а в будущем поднять их еще выше, руководством было принято решение о совершенствовании внутренних бизнес-процессов. Правление компании правильно оценило ситуацию, расставило приоритеты и пришло к пониманию, что именно в сокращении времени на выполнение рутинных операций и повышении качества работ лежат внутренние резервы дальнейшего развития.

Для этого необходимо оптимизировать и автоматизировать существующие бизнес-процессы, но подойти к этому важно комплексно. Так, на момент принятия решения работа с документами в организации велась в системе «ДЕЛО», охватывающей процессы делопроизводства. Однако создать полноценный электронный архив предприятия, логически верно выстроить все внутренние бизнес-процессы и четко организовать взаимодействие сотрудников как при работе с документацией, так и при выполнении любых ежедневных задач было возможно только с помощью комплексной СЭД. Поэтому инициаторами проекта был организован тендер, по результатам которого предпочтение отдали в пользу системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.

Выбор

По итогам проведенного открытого тендера в качестве исполнителя проекта была выбрана компания «МайТэк» (MT Group), сертифицированный партнер Directum в Приволжском Федеральном Округе. Решающим фактором в процессе выбора исполнителя послужил успешный опыт «МайТэк» в реализации масштабных проектов по Республике Татарстан, глубокие знания темы ЭДО и высокий уровень квалификации ее специалистов.

Анализ задач

В процессе анализа существующей ситуации членами рабочей группы были выделены следующие ключевые задачи автоматизации:

• организация качественного хранения и быстрого поиска документов посредством создания электронного архива документов;
• автоматизация операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ;
• автоматизация процессов создания, обработки и движения входящих, исходящих и внутренних документов (согласование исходящих писем, работа со служебными записками, приказами, распоряжениями, инструкциями, регламентами и т.п.);
• автоматизация процессов согласования договорных документов и оперативная работа с ними (поиск, анализ, редактирование, регистрация и т.д.);
• автоматизация процессов оцифровки, подготовки метаданных, архивации материала и контроль их исполнения.

Решение

По итогам проекта внедрения был создан архив электронных документов, оптимизированы и автоматизированы процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами предприятия, контроль исполнения организационно-распорядительной документации и поручений руководства с помощью модулей системы Directum Управление электронными документами, Управление деловыми процессами, Классическое делопроизводство. Также автоматизированы процессы управления договорными документами с помощью бизнес-решения Управление договорами.

По итогам проекта в компании организован юридически значимый электронный документооборот с использованием электронно-цифровой подписи. Благодаря этому некоторые процессы перешли в электронный вид полностью. К примеру, это работа со служебными записками, рассмотрение входящей корреспонденции, контроль исполнения резолюций, поручений и т.д. Внедрена технология быстрой идентификации документов Directum RapID. В соответствии с ней на документы наносятся штрих-коды, что позволяет быстро находить электронные версии по бумажным копиям. Данная технология удобна для документов, которые прошли электронное согласование в системе, но в соответствии с законодательством должны быть подписаны живой подписью, например, приказы, договоры.

Разработано новое техническое решение «Оцифровка, подготовка метаданных и архивация видеоматериала», позволяющее существенно повысить технологичность данного производственного процесса. Благодаря автоматизации процесс оцифровки и подготовки метаданных стал жестко регламентирован: были разработаны типовые шаблоны, типовые маршруты и введены в действие инструкции по работе с документами. Создан архив описанных надлежащим образом программ. Благодаря возможности формирования отчетов о неописанных программах в системе стало легко осуществлять контроль за процессом создания метаданных и передачи их в архив.

Впечатления

«Быть на передовой – это уже не девиз, а привычное правило и способ ведения бизнеса. Быстро принимать решения, действовать согласованно, ответственно выполнять задания, быть внимательным к деталям и срокам - вот критерии успеха сегодня. Система Directum является удобным инструментом, облегчающим выполнение этих и многих других задач, а грамотный и опытный консультант в лице компании МайТэк помог настроить его таким образом, что каждый из 300 пользователей ощутил удобства и преимущества при работе в системе».

Первый заместитель генерального директора - директор по экономике и финансам Телерадиокомпании «Новый Век» Сафиуллин И.И.

Результаты

На сегодняшний день в системе успешно работает 300 пользователей, из них порядка 30 сотрудников получили статус сертифицированных специалистов Directum.

За полтора месяца опытно-промышленной эксплуатации существенно возрос уровень исполнительской дисциплины и составил более 90%.

Все цели и задачи проекта внедрения Directum были достигнуты, эффективность всех автоматизированных процессов возросла в среднем на 15-20%.

Перспективы

Автоматизация общих процессов взаимодействия сотрудников, а также процессов Канцелярии, Управления договорами и части специфических работ – лишь начало проекта. Предстоят следующие этапы, в ходе которых система будет активно развиваться благодаря ее широкому функционалу и наличию готовых бизнес-решений и технических решений.