Directum в ПСО «Казань» - уверенная победа в общекомандном зачете
Одна из крупнейших строительных компаний Республики Татарстан завершила внедрение ECM-системы Directum. Особенностью проекта стала его реализация в сжатые сроки в период подготовки к Универсиаде-2013. Благодаря опыту исполнителя и отработанной технологии внедрения проект удалось завершить в срок, успешно решив все поставленные задачи.
О компании
ООО «ПСО Казань» - строительная компания, основанная в 2002 году. На сегодняшний день ПСО «Казань» является крупной строительной организацией, которая способна выполнять самые сложные задачи в области капитального строительства и инвестирования. Компания входит в число ведущих строительных организаций Республики Татарстан.
ООО «ПСО Казань» специализируется на строительстве жилых и промышленных объектов недвижимости, реконструкции и реставрации памятников архитектуры и истории, а также на проектировании новых зданий и сооружений. Каждый объект - это новое слово в гражданском и промышленном строительстве.
Ситуация
До внедрения СЭД Directum в ПСО «Казань» не было удобного и эффективного инструмента для совместной работы с документами в электронном виде и взаимодействия сотрудников в единой информационной среде.
Ввиду частого нахождения высшего руководства компании в командировках, затягивались процессы рассмотрения и согласования документов. Существовали также неудобства в определении местонахождения документов и сложность контроля за ходом работ, исполнением поручений и при формировании отчетности.
Большая часть работ по данным процессам выполнялась без использования электронных носителей, что требовало дополнительного времени и средств на печать и распространение печатных документов внутри компании.
Выбор
При выборе ЕСМ-системы было выдвинуто основное условие - наличие готовых бизнес-решений. На момент проведения тендера, Заказчик обладал пониманием, что именно это позволит легко настроить систему и адаптировать ее к уже существующим бизнес-процессам в сжатые сроки. Также был сделан акцент на перспективы развития системы с целью ее дальнейшей модификации и масштабирования собственными силами.
Специфика строительного бизнеса (удаленность объектов строительства друг от друга и от головного офиса компании) обусловила еще одно требование, предъявляемое к системе. Это создание единого информационного пространства и работа с системой через веб доступ.
Поскольку система электронного документооборота и управления взаимодействием Directum наиболее полно удовлетворяла перечисленным критериям, выбор был очевиден.
При определении подрядчика работ Клиентом учитывались такие критерии, как опыт аналогичных внедрений, наличие положительных отзывов от заказчиков и отработанной технологии внедрения в жестко ограниченные сроки.
Анализ задач
В ходе исследования специалистами компании МайТэк были изучены ключевые процессы работы с документами, что выявило потребности в оптимизации и автоматизации:
- процессов согласования входящих, исходящих и внутренних документов;
- договорной работы;
- механизма оперативной передачи отчетов с объектов строительства с целью их регистрации, консолидации и анализа;
- систематизации электронного архива документов компании;
- повышение эффективности работы с поручениями высшего руководства и резолюциями по организационно-распорядительной документации.
Решение
Реализовать поставленные задачи удалось с помощью Базовых модулей Directum и бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами». Настроена удаленная работа через Веб-доступ.
Для оптимизации и ускорения процесса подачи отчетов со строительных объектов ООО «ПСО «Казань», был разработан отдельный типовой маршрут «Подача отчетов с объектов». В справочнике Журналы учета механизмов куратор строительного объекта фиксирует в карточке дату, код и наименование строительного объекта и заполняет табличную часть справочника. В ней указывает наименование механизма, смену, механизатора, исполнителя и объем работ, а также все простои с классификацией их по различным причинам.
Отчеты регистрируются референтом в отдельном журнале и передаются сотруднику аналитической группы для консолидации и дальнейшего анализа.
Впечатления
«Итогом проекта стали разработанные с учетом специфики нашего объединения гибкие механизмы workflow и dockflow. С помощью них автоматизирована работа с документами, сформирован электронный архив предприятия, налажено взаимодействие сотрудников в рамках проектной деятельности, а также предложена удобная и информативная система отчетности, позволяющая отображать информацию по текущим строительным объектам в различных разрезах, а также оценивать эффективность работы сотрудников и подразделений на объектах». Тазетдинов М.Ф., заместитель Генерального директора ООО ПСО «Казань».
Результаты
Проект внедрения СЭД охватил порядка 120 сотрудников и был завершен в июне 2013 года.
Все документы предприятия структурированы и хранятся в едином электронном архиве. Благодаря настроенному workflow обеспечена прозрачность бизнес-процессов и высокая исполнительская дисциплина.
Особую значимость для строительной организации имела автоматизация процесса подачи отчетов с объектов, в результате чего будет сокращено время на обработку документации, появилась возможность для оперативного анализа и построения отчетов в различных разрезах.
Перспективы
В планах руководства компании продолжить масштабирование ECM-системы Directum на подразделения, курирующие строительство объектов по всей Республике Татарстан, и наладить тем самым «сквозные» бизнес-процессы центрального офиса с региональными компаниями, объединив их в одном информационном пространстве.