Directum обеспечивает единое пространство для ГК «Локомотивные технологии»

Компания МайТэк, генеральный партнер Directum, завершила масштабный проект в сервисном холдинге «Локомотивные технологии». Особенностью проекта стала географическая протяженность ­– единая информационная среда связала 8 часовых поясов и более 100 структурных организаций.

Группа компаний «Локомотивные технологии» (ЛТ) представляет различные бизнес-направления в рамках обеспечения сервиса и ремонта тягового подвижного состава, включая лизинг, консалтинг, производство запасных частей, логистику и т.д. ТМХ-Сервис имеет свои центры на 13 дорогах, в 90 ремонтных локомотивных депо, обслуживает 41 серию локомотивов, приписанных к 51 эксплуатационному депо ОАО «РЖД».

Стратегические цели проекта внедрения

С развитием и укрупнением компании потребовался гибкий и технологичный инструмент управления бизнесом, который позволит оптимально выстроить бизнес-процессы и грамотно организовать документооборот, а не станет формальной надстройкой к ИТ-инфраструктуре предприятия. 

Внутренняя рабочая группа УК «Локомотивные технологии» выбирала ECM-систему по конкретным требованиям. Важным аргументом в пользу Directum стали ее функциональные возможности – наличие 20 готовых бизнес-решений и 70 технических решений по различным бизнес-процессам. Не меньшее значение придавалось открытости и масштабируемости системы, поскольку в дальнейшем планируется расширять функционал и а.

Кроме того, в современных условиях ведения бизнеса необходимо обеспечивать работу сотрудников при удаленном доступе в режиме онлайн с различных мобильных устройств. В итоге выбор был сделан в пользу системы Directum.

Реализация проекта доверена генеральному партнеру вендора – компании МайТэк. Приступая к внедрению, специалисты МайТэк совместно с рабочей группой заказчика выделили ключевые стратегические цели проекта:

• снизить загрузку административно-управленческого персонала;
• организовать единое информационное пространство для пользователей различных систем с целью оптимизации их трудозатрат;
• организовать эффективный контроль исполнения поручений на всех уровнях управления в холдинге;
• полностью перейти на электронный документооборот.

Directum обеспечивает слаженную работу всех подразделений

Обладая опытом работы в системе и пониманием процессов, команда проекта четко сформулировала задачи внедрения и определила основные процессы для автоматизации:

• рассмотрение входящих документов, контроль исполнения поручений;
• согласование исходящих писем во внешние организации и в дочерние и зависимые общества;
• оформление, согласование, передача и отзыв доверенностей;
• согласование приказов и распоряжений, ознакомление и исполнение документов;
• создание и согласование договорных документов и заявок на оплату, создание единого реестра;
• согласования и исполнение служебных записок;
• оформление, согласование и выполнение заявок в IT.

Решение поставленных задач реализовано с помощью базовых модулей Directum, бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами». Также было реализовано техническое решение для процесса управления доверенностями, разработан механизм многоуровневого контроля исполнения поручений и настроена интеграция с 1С.

Согласование почти всех видов документов спроектировано на основе матриц, которые представляют собой справочники с правилами определения согласующих в зависимости от параметров документа. Для каждой отдельной матрицы определен список согласующих, который легко изменить при внесении изменений в регламенты предприятия. Это делает настройку типовых маршрутов простой и понятной, что значительно сокращает стоимость и трудозатраты на сопровождение системы в дальнейшем, а также ее поддержку и развитие (подключение к системе новых компаний).

Матрица согласования договорных документов системы Directum

Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно выносить множественные резолюции и оперативно, в режиме реального времени осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.

Именно на работу с поручениями делался основной акцент в ходе проекта. Грамотно реализованный механизм по управлению поручениями и многоуровневому контролю исполнения поручений позволил повысить прозрачность и управляемость не только отдельных процессов, но и компании в целом.

В ходе реализации проекта была настроена глубокая интеграция с 1С на уровне процессов. В Directum перенесены все действующие договоры и контрагенты, а это порядка 12 000 записей справочника, и настроена их дальнейшая синхронизация. В качестве первичной системы по договорам теперь выступает Directum.

Кроме того, были автоматизированы процессы управления доверенностями, заявками в IT и заявками на расходование денежных средств.

О результатах и масштабах проекта

Проект охватил 8 часовых поясов России и порядка 1000 сотрудников в более 100 организациях холдинга. В результате были укреплены горизонтальные связи между компаниями холдинга, сформированы единые регламенты работы с поручениями. Существенно возросла исполнительская дисциплина за счет повышения скорости доведения поручений до конечных исполнителей и возможности контроля их исполнения на любом уровне.

С целью обеспечения непрерывного консультирования пользователей компания МайТэк организовала круглосуточную службу поддержки. Более того, отличительной особенностью проекта стала работа большей части сотрудников через веб-доступ Directum.

«Основной эффект, достигнутый на сегодняшний момент, выражается в повышении общего уровня исполнительской дисциплины, – рассказывает руководитель проекта от Исполнителя Касимов Денис Бахчанович. – В частности, было сформировано единое информационное пространство с единой точкой входа, унифицированы управленческие процессы в холдинге, повышена скорость доведения поручений до конечных исполнителей и реализован контроль поручений до уровня руководства заводов. В результате чего повысился уровень исполнения поручений: выполняется 90% поставленных поручений».

 «Уже сейчас за счет обеспечения прозрачности бизнес-процессов возросла управляемость холдингом. Также мы достигли существенной экономии времени на подготовку отчетов (по поручениям, по оказанию услуг и т.д.). В ближайшем будущем ожидаем сокращение затрат на ФОТ за счет оптимизации процессов», – комментирует проект внедрения СЭД Directum Советник Генерального директора ООО «Локомотивные технологии», Константин Новак.