Directum и СПО «Казань»: прочная система для капитального строительства
Один из крупнейших строительных холдингов Татарстана СПО «Казань» автоматизирует процессы документооборота на базе Directum. Сотрудники компании получили современный и эффективный инструмент для взаимодействия в процессе выполнения функциональных обязанностей, в том числе во время рабочих поездок на удаленные производственные объекты строительства.
О компании
Строительно-производственное объединение «Казань» – крупнейший строительный холдинг в Республике Татарстан, созданный в результате объединения предприятий строительной индустрии и строительно-монтажных компаний холдинга «ТАИФ». Сегодня в ООО «СПО «Казань» входит 7 предприятий. Компания осуществляет крупные проекты строительства промышленных и социально-гражданских объектов.
ООО «СПО Казань» является членом СРО РНП «Содружество строителей Республики Татарстан».
Ситуация
«СПО Казань» объединяет предприятия строительной отрасли с разной спецификой и масштабом деятельности. Одним из важнейших факторов, обеспечивающих стабильное лидирующее положение компании на высококонкурентном рынке строительства, является сбалансированное развитие всех предприятий, входящих в его состав, а это значит единые технологии, принципы, регламенты и инструменты осуществления производственно-хозяйственной деятельности.
В условиях увеличения масштаба, количества и сложности реализуемых проектов, а также расширения филиальной сети необходимы были новые методы управления развитием бизнеса. С этой целью руководство СПО «Казань» решило начать автоматизацию документооборота и основных направлений взаимодействия на базе ЕСМ-системы.
До начала проекта выделялись следующие сложности при работе с документами:
- вероятность потери документов при передаче из одной компании в другую или в процессе согласования внутри компании;
- не достаточный уровень горизонтального взаимодействия и как следствие медленное «прохождение» документов при согласовании;
- сложность получения информации о том, на каком этапе находятся работы по конкретному документу;
- недостаточно развитые функции контроля и аналитики.
Выбор
Выбор поставщика системы осуществлялся на электронной торговой площадке ONLINECONTRACT. В результате проведенного тендера предпочтение было отдано системе Directum и Сертифицированному партнеру компании Directum в Республике Татарстан – ООО «МайТэк» (MT Group). Большое влияние на выбор оказало наличие у компании МайТэк опыта в области автоматизации документооборота и рекомендаций от предприятий города Казань.
Анализ задач
Для сохранения положительной динамики развития бизнеса руководство холдинга приняло решение о необходимости проведения серьезных преобразований.
В качестве основных задач были названы:
- перевод документооборота в электронный вид;
- описание, оптимизация и автоматизация основных процессов взаимодействия;
- создание единого хранилища документов с гибкими возможностями доступа к ним;
- прозрачность процесса согласования документов на всех стадиях;
- реализация инструментов контроля и анализа показателей исполнения работ.
По итогам проведения консалтинга в компании СПО «Казань» в качестве самостоятельного подразделения был выделен отдел канцелярии. Организация работы делопроизводителей стала дополнительной задачей в рамках первого этапа проекта.
Решение
На начальной стадии проекта было проведено исследование бизнес-процессов строительного объединения. На основании результатов исследования консультанты МайТэк выработали рекомендации по оптимизации процессов документооборота, а также совершенствованию системы управления, разработке регламентов и построению основ развития культуры документооборота.
С учетом этих рекомендаций в течение следующих 3 месяцев велось внедрение системы, в результате система была запущена в промышленную эксплуатацию.
При реализации проекта необходимо было создать для объединения единую корпоративную базу данных и инструмент эффективного регламентированного электронного взаимодействия. Для успешной реализации такого масштабного проекта важно было непосредственное активное участие в проекте первых лиц компании. Их задачей был мониторинг хода проекта и разъяснение его целей и задач менеджерам и сотрудникам компании. Именно вовлечение в проект молодых специалистов с должным уровнем их мотивации позволил единой команде проекта, в которую входили как консультанты МайТэк, так и сотрудники строительного объединения, успешно решить все задачи внедрения системы.
Функционал системы Directum позволил реализовать на первом этапе весь цикл основных работ с документацией:
- модуль Канцелярия облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов: единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов; осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций;
- модуль Управление электронными документами обеспечивает размещение всех документов в едином информационном пространстве, а также обеспечивает оперативный доступ к документам и высокую степень их защищенности. Юридическую значимость документам придает механизм ЭЦП;
- модуль Управление деловыми процессами отвечает за эффективное взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов;
- механизм Веб-доступа позволяет работать с документами в системе удаленно в режиме онлайн (находясь в командировках, в офисе клиента, дома).
Впечатления
«Мы выбирали Directum, чтобы получить систему, полностью соответствующую задачам компании по развитию и усилению наших конкурентных преимуществ. И ожидания оправдались. Спроектированная информационная система учитывает специфику деятельности компании – многообразие и территориальную разобщенность проектов – и позволяет сотрудникам успешно взаимодействовать в ходе решения поставленных задач», – комментирует генеральный директор СПО «Казань» Ельцов Виктор Николаевич.
Результаты
В системе успешно работают сотрудники головного подразделения компании. Проведенная в ходе проекта внедрения Directum оптимизация процессов документооборота качественно перестроила принципы работы СПО «Казань», позволила активно использовать современные методы электронного документооборота (версионность документов, история работы, использование ЭЦП) и обеспечила предприятие эффективными инструментами управления бизнесом (веб-доступ, отчеты исполнения поручений, механизмы напоминаний и контроль исполнения процессов).
Перспективы
В дальнейших планах СПО «Казань» – развитие внедренного решения:
- расширение функционала системы;
- подключение к системе новых подразделений компаний.