Новостикомпании

DIRECTUM в ПСО «Казань» - уверенная победа в общекомандном зачете

Одна из крупнейших строительных компаний Республики Татарстан завершила внедрение ECM-системы DIRECTUM. Особенностью проекта стала его реализация в сжатые сроки в период подготовки к Универсиаде-2013. Благодаря опыту исполнителя и отработанной технологии внедрения проект удалось завершить в срок, успешно решив все поставленные задачи.

О компании

ООО «ПСО Казань» - строительная компания, основанная в 2002 году. На сегодняшний день ПСО «Казань» является крупной строительной организацией, которая способна выполнять самые сложные задачи в области капитального строительства и инвестирования. Компания входит в число ведущих строительных организаций Республики Татарстан.

ООО «ПСО Казань» специализируется на строительстве жилых и промышленных объектов недвижимости, реконструкции и реставрации памятников архитектуры и истории, а также на проектировании новых зданий и сооружений. Каждый объект - это новое слово в гражданском и промышленном строительстве.

Ситуация

До внедрения СЭД DIRECTUM в ПСО «Казань» не было удобного и эффективного инструмента для совместной работы с документами в электронном виде и взаимодействия сотрудников в единой информационной среде.

Ввиду частого нахождения высшего руководства компании в командировках, затягивались процессы рассмотрения и согласования документов. Существовали также неудобства в определении местонахождения документов и сложность контроля за ходом работ, исполнением поручений и при формировании отчетности.

Большая часть работ по данным процессам выполнялась без использования электронных носителей, что требовало дополнительного времени и средств на печать и распространение печатных документов внутри компании.

Выбор

При выборе ЕСМ-системы было выдвинуто основное условие - наличие готовых бизнес-решений. На момент проведения тендера, Заказчик обладал пониманием, что именно это позволит легко настроить систему и адаптировать ее к уже существующим бизнес-процессам в сжатые сроки. Также был сделан акцент на перспективы развития системы с целью ее дальнейшей модификации и масштабирования собственными силами.

Специфика строительного бизнеса (удаленность объектов строительства друг от друга и от головного офиса компании) обусловила еще одно требование, предъявляемое к системе. Это создание единого информационного пространства и работа с системой через веб доступ.

Поскольку система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM наиболее полно удовлетворяла перечисленным критериям, выбор был очевиден.

При определении подрядчика работ Клиентом учитывались такие критерии, как опыт аналогичных внедрений, наличие положительных отзывов от заказчиков и отработанной технологии внедрения в жестко ограниченные сроки.

Анализ задач

В ходе исследования специалистами компании МайТэк были изучены ключевые процессы работы с документами, что выявило потребности в оптимизации и автоматизации:

  • процессов согласования входящих, исходящих и внутренних документов;
  • договорной работы;
  • механизма оперативной передачи отчетов с объектов строительства с целью их регистрации, консолидации и анализа;
  • систематизации электронного архива документов компании;
  • повышение эффективности работы с поручениями высшего руководства и резолюциями по организационно-распорядительной документации.

Решение

Реализовать поставленные задачи удалось с помощью Базовых модулей DIRECTUM и бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами». Настроена удаленная работа через Веб-доступ.

Для оптимизации и ускорения процесса подачи отчетов со строительных объектов ООО «ПСО «Казань», был разработан отдельный типовой маршрут «Подача отчетов с объектов». В справочнике Журналы учета механизмов куратор строительного объекта фиксирует в карточке дату, код и наименование строительного объекта и заполняет табличную часть справочника. В ней указывает наименование механизма, смену, механизатора, исполнителя и объем работ, а также все простои с классификацией их по различным причинам.

Отчеты регистрируются референтом в отдельном журнале и передаются сотруднику аналитической группы для консолидации и дальнейшего анализа.

Впечатления

«Итогом проекта стали разработанные с учетом специфики нашего объединения гибкие механизмы workflow и dockflow. С помощью них автоматизирована работа с документами, сформирован электронный архив предприятия, налажено взаимодействие сотрудников в рамках проектной деятельности, а также предложена удобная и информативная система отчетности, позволяющая отображать информацию по текущим строительным объектам в различных разрезах, а также оценивать эффективность работы сотрудников и подразделений на объектах». Тазетдинов М.Ф., заместитель Генерального директора ООО ПСО «Казань».

Результаты

Проект внедрения СЭД охватил порядка 120 сотрудников и был завершен в июне 2013 года.

Все документы предприятия структурированы и хранятся в едином электронном архиве. Благодаря настроенному workflow обеспечена прозрачность бизнес-процессов и высокая исполнительская дисциплина.

Особую значимость для строительной организации имела автоматизация процесса подачи отчетов с объектов, в результате чего будет сокращено время на обработку документации, появилась возможность для оперативного анализа и построения отчетов в различных разрезах.

Перспективы

В планах руководства компании продолжить масштабирование ECM-системы DIRECTUM на подразделения, курирующие строительство объектов по всей Республике Татарстан, и наладить тем самым «сквозные» бизнес-процессы центрального офиса с региональными компаниями, объединив их в одном информационном пространстве.