Новостикомпании

DIRECTUM и СПО «Казань»: прочная система для капитального строительства

Один из крупнейших строительных холдингов Татарстана СПО «Казань» автоматизирует процессы документооборота на базе DIRECTUM. Сотрудники компании получили современный и эффективный инструмент для взаимодействия в процессе выполнения функциональных обязанностей, в том числе во время рабочих поездок на удаленные производственные объекты строительства.

О компании

Строительно-производственное объединение «Казань» – крупнейший строительный холдинг в Республике Татарстан, созданный в результате объединения предприятий строительной индустрии и строительно-монтажных компаний холдинга «ТАИФ». Сегодня в ООО «СПО «Казань» входит 7 предприятий. Компания осуществляет крупные проекты строительства промышленных и социально-гражданских объектов.

ООО «СПО Казань» является членом СРО РНП «Содружество строителей Республики Татарстан».

Ситуация

«СПО Казань» объединяет предприятия строительной отрасли с разной спецификой и масштабом деятельности. Одним из важнейших факторов, обеспечивающих стабильное лидирующее положение компании на высококонкурентном рынке строительства, является сбалансированное развитие всех предприятий, входящих в его состав, а это значит единые технологии, принципы, регламенты и инструменты осуществления производственно-хозяйственной деятельности.

В условиях увеличения масштаба, количества и сложности реализуемых проектов, а также расширения филиальной сети необходимы были новые методы управления развитием бизнеса. С этой целью руководство СПО «Казань» решило начать автоматизацию документооборота и основных направлений взаимодействия на базе ЕСМ-системы.

До начала проекта выделялись следующие сложности при работе с документами:

  • вероятность потери документов при передаче из одной компании в другую или в процессе  согласования внутри компании;
  • не достаточный уровень горизонтального взаимодействия и как следствие медленное «прохождение» документов при согласовании;
  • сложность получения информации о том, на каком этапе находятся работы по конкретному документу;
  • недостаточно развитые функции контроля и аналитики.

Выбор

Выбор поставщика системы осуществлялся на электронной торговой площадке ONLINECONTRACT. В результате проведенного тендера предпочтение было отдано системе DIRECTUM и Сертифицированному партнеру компании DIRECTUM в Республике Татарстан – ООО «МайТэк» (MT Group). Большое влияние на выбор оказало наличие у компании МайТэк опыта в области автоматизации документооборота и рекомендаций от предприятий города Казань.

Анализ задач

Для сохранения положительной динамики развития бизнеса руководство холдинга приняло решение о необходимости проведения серьезных преобразований.

В качестве основных задач были названы:

  • перевод документооборота в электронный вид;
  • описание, оптимизация и автоматизация основных процессов взаимодействия;
  • создание единого хранилища документов с гибкими возможностями доступа к ним;
  • прозрачность процесса согласования документов на всех стадиях;
  • реализация инструментов контроля и анализа показателей исполнения работ.

По итогам проведения консалтинга в компании СПО «Казань» в качестве самостоятельного подразделения был выделен отдел канцелярии. Организация работы делопроизводителей стала дополнительной задачей в рамках первого этапа проекта.

Решение

На начальной стадии проекта было проведено исследование бизнес-процессов строительного объединения. На основании результатов исследования консультанты МайТэк выработали рекомендации по оптимизации процессов документооборота, а также совершенствованию системы управления, разработке регламентов и построению основ развития культуры документооборота.

С учетом этих рекомендаций в течение следующих 3 месяцев велось внедрение системы, в результате  система была запущена в промышленную эксплуатацию.

При реализации проекта необходимо было создать для объединения единую корпоративную базу данных и инструмент эффективного регламентированного электронного взаимодействия. Для успешной реализации такого масштабного проекта важно было непосредственное активное участие в проекте первых лиц компании. Их задачей был мониторинг хода проекта и разъяснение его целей и задач менеджерам и сотрудникам компании. Именно вовлечение в проект молодых специалистов с должным уровнем их мотивации позволил единой команде проекта, в которую входили как консультанты МайТэк, так и сотрудники строительного объединения, успешно решить все задачи внедрения системы.

Функционал системы DIRECTUM позволил реализовать на первом этапе весь цикл основных работ с документацией:

  • модуль Канцелярия облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов: единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов; осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций;
  • модуль Управление электронными документами обеспечивает размещение всех документов в едином информационном пространстве, а также обеспечивает оперативный доступ к документам и высокую степень их защищенности. Юридическую значимость документам придает механизм ЭЦП;
  • модуль Управление деловыми процессами отвечает за эффективное взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов;
  • механизм Веб-доступа позволяет работать с документами в системе удаленно в режиме онлайн (находясь в командировках, в офисе клиента, дома).

Впечатления

«Мы выбирали DIRECTUM, чтобы получить систему, полностью соответствующую задачам компании по развитию и усилению наших конкурентных преимуществ. И ожидания оправдались. Спроектированная информационная система учитывает специфику деятельности компании – многообразие и территориальную разобщенность проектов – и позволяет сотрудникам успешно взаимодействовать в ходе решения поставленных задач», комментирует генеральный директор СПО «Казань» Ельцов Виктор Николаевич.

Результаты

В системе успешно работают сотрудники головного подразделения компании. Проведенная в ходе проекта внедрения DIRECTUM оптимизация процессов документооборота качественно перестроила принципы работы СПО «Казань», позволила активно использовать современные методы электронного документооборота (версионность документов, история работы, использование ЭЦП) и обеспечила предприятие эффективными инструментами управления бизнесом (веб-доступ, отчеты исполнения поручений, механизмы напоминаний и контроль исполнения  процессов).

Перспективы

В дальнейших планах СПО «Казань» развитие внедренного решения:

  • расширение функционала системы;
  • подключение к системе новых подразделений компаний.