Новостикомпании

Автоматизация бизнес-процессов с помощью DIRECTUM в крупнейшей страховой компании Татарстана - «НАСКО»

Компания МайТэк завершила первый масштабный этап внедрения ECM-системы DIRECTUM в ОАО «НАСКО» – одной из лучших страховых компаний в Приволжском федеральном округе.

О компании

На сегодняшний день ОАО «Национальная страховая Компания ТАТАРСТАН» – это крупнейшая страховая компания Поволжья, которая оказывает страховые услуги практически во всех сферах деятельности – финансовой, промышленной, аграрной, морской, авиационной и др. В структуре страхового портфеля Компании представлены все основные виды страхования: страхование транспортных средств и ОСАГО, страхование имущества и ответственности, страхование грузов и строительно-монтажных рисков, добровольное медицинское страхование и страхование от несчастных случаев, страхование выезжающих за рубеж и другие виды. Клиентами Компании являются крупнейшие промышленные предприятия и банки, авиакомпании и судовладельцы, предприятии малого бизнеса и физические лица, органы государственной власти различных уровней.

Миссия НАСКО – это повышение качества жизни, обеспечение высокопрофессиональной страховой защиты финансовых интересов населения и предприятий.

Компания располагает лицензиями на страхование С № 3116 16, на перестрахование - П 3116 16.

Сайт компании: http:// /www.nasko.ru/

Ситуация

Особенностью работы страховых компаний является большой поток бумажных документов клиента, что вызывает необходимость в оперативной обработке и анализе информации, обеспечении ее сохранности и конфиденциальности. Вот почему было важно создать единое информационное пространство, настроить и регламентировать внутренние бизнес-процессы. Это позволило бы сотрудникам, находящимся в разных городах, легко и эффективно взаимодействовать друг с другом.

На момент принятия решения в компании работа с документами уже велась в СЭД, однако ее функционал и стоимость владения не удовлетворяли заказчика. Поэтому руководством было принято решение о внедрении комплексной системы ECM-класса.

Выбор

Первоочередным критерием при выборе СЭД стало наличие инструмента, который бы объединил головной офис компании и территориально удаленные филиалы в единое информационное пространство.

Предпочтение было отдано ЕСМ-системе DIRECTUM, функционал которой позволяет решить поставленные задачи. В качестве исполнителя работ выступила компания ООО «МайТэк».

Анализ задач

Основными задачами при заключении договора стала автоматизация следующих процессов:

  • классическое делопроизводство (в том числе сортировка, регистрация, рассмотрение, контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов);
  • создание и согласование исходящих писем, служебных записок, организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения);
  • организация и проведение совещаний (формирование и согласование повестки и протокола совещаний, контроль исполнения принятых на совещании решений);
  • создание единого электронного хранилища документов с возможность удобного и быстрого многовариантного поиска;
  • создание единого информационного пространства для совместной работы сотрудников головного офиса и филиалов, удаленных друг от друга территориально по всей стране.

Решение

На первом этапе силами специалистов компании МайТэк был реализован пилотный проект внедрения DIRECTUM в головном офисе. Решение поставленных задач основывалось на функционале модулей Управление электронными документами и Управление деловыми процессами, а также бизнес-решений DIRECTUM «Классическое делопроизводство» и «Управление совещаниями и заседаниями».

В последующем, благодаря высокой квалификации ИТ-персонала заказчика, система была тиражирована на все удаленные филиалы и представительства. Выполнение работ собственными силами позволило сократить затраты на внедрение и владение системой.

Впечатления

«Внедренная система позволила не только навести общий порядок в процессе документооборота, но и сформировала механизмы управления документно-ориентированными процессами, что особенно важно для компании распределенного типа. Компания МайТэк выполнила все поставленные перед ней задачи и система DIRECTUM уже продемонстрировала такие показатели эффективности, как сокращение среднего времени прохождения документов и усиление контроля исполнительской дисциплины. Теперь документы просто невозможно потерять» - комментирует результат внедрения Зорин Алексей Владимирович, Руководитель ИТ службы компании «НАСКО».

Результаты

Автоматизирована работа порядка 300 сотрудников головного офиса и территориальных подразделений. Несмотря на масштабность проекта, временные рамки проекта были строго соблюдены - за три месяца система была запущена в промышленную эксплуатацию.

Анализ ключевых показателей эффективности проекта позволил сделать вывод, что сократилось среднее время согласования документов, а также значительно снизились риски, связанные с их потерей.

В результате проекта внедрения компания оптимизировала основные документоориентированные процессы и получила мощный инструмент автоматизации остальных процессов, а также быстрого взаимодействия сотрудников работающих в разных уголках России.

Перспективы

Внедрение DIRECTUM стало первым шагом к оптимизации ИТ-ландшафта компании и по другим направлениям. Так, на деле ощутив эффект от внедрения комплексной СЭД, руководство запустило новый проект построения системы ERP класса. Согласно концепции развития ИТ-инфраструктуры данный проект рассчитан на 1,5 года.

Планируется также расширение функционала DIRECTUM в части автоматизации специфичных процессов для страховых компаний.