Directum в ГК «ОЙЛЭКТ» – переход на новый уровень эффективности

Компания МайТэк, генеральный партнер Directum в Республике Татарстан, завершила автоматизацию внутрикорпоративного документооборота в ГК «ОЙЛЭКТ». Сегодня в СЭД работают все ключевые сотрудники предприятия и руководство компании, в том числе генеральный директор.

О компании

Группа компаний «ОЙЛЭКТ» более 10 лет ведет деятельность в сфере нефтедобычи в Республике Татарстан. В состав компании входят ОАО «Дружбанефть» (с.Нуркеево), ОАО «МНКТ» (с.Актаныш), ООО «ТНГК-Развитие» (г.Альметьевск и г.Нурлат), центральный офис группы располагается в Казани.

Ситуация

Динамичное развитие и рост компании неизбежно ведут к усложнению бизнес-процессов, а территориальная удаленность подразделений сказывается на их длительности. Руководство не ставило перед собой задачи просто внедрить систему электронного документооборота, требовалась более глубокая работа, а именно:

упорядочить и ввести единые стандарты управления документами во всей компании;
упростить взаимодействие сотрудников и филиалов в рамках сквозных бизнес-процессов;
обеспечить руководителей надежным инструментом контроля и повысить прозрачность процессов.

Выбор

Руководство ГК «ОЙЛЭКТ» сформулировало конкретные требования к системе электронного документооборота: богатые функциональные возможности, открытая платформа и простой инструмент разработки, которые вкупе позволят быстро адаптировать систему под задачи бизнеса. Из представленных на рынке ECM-систем предпочтение было отдано Directum. Эта система одна из немногих отечественных продуктов, которая имеет набор готовых решений для нефтегазовых компаний. Также свою роль сыграли мобильные решения для руководителей.

При выборе интегратора опирались на рекомендации и опыт в области оптимизации договорных и тендерных процессов в сфере нефтедобычи. Выбор был сделан в пользу компании МайТэк, свою роль при этом сыграли богатый список реализованных проектов и территориальная близость интегратора.

Анализ задач

На первом этапе перед командой проекта стояла задача автоматизировать ключевые процессы компании:

делопроизводство;
договорная деятельность;
управление организационно-распорядительной документацией;
работа с первичной бухгалтерской документацией;
управление технической документацией.

Также необходимо было настроить интеграцию с учетной системой заказчика на базе 1С.

В единое информационное пространство предстояло объединить все филиалы компании. Чтобы сотрудники, находящиеся за пределами офиса, могли работать удаленно, требовалось настроить терминальный доступ и веб-клиент, а руководителям предоставить мобильное решение.

Решение

Поставленные задачи были решены за счет внедрения базовых модулей системы Directum, а также с помощью бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами».

Сегодня в системе электронного документооборота ГК «ОЙЛЭКТ» ведутся все ключевые процессы:

обработка входящей и исходящей корреспонденции;
управление организационно-распорядительной документацией;
работа с поручениями и служебными записками;
создание и согласование договорных документов;
работа с первичной бухгалтерской документацией и счетами на оплату;
согласование технической документации;
оформление и согласование протоколов совещаний;
подготовка ежедневных и еженедельных отчетов для Генерального директора.

Интеграция Directum с учетной системой 1С избавила сотрудников от необходимости дублировать информацию.

Мобильные решения Directum iDecide Documents for iPad и Directum Jazz стали незаменимыми инструментами руководителей. В поездках или командировках вся необходимая информация находится под рукой. Отслеживать ход работ, рассматривать документы и выносить резолюции стало возможно и за пределами рабочего кабинета.

Генеральный директор ГК «ОЙЛЭКТ» также имеет собственное мобильное рабочее место. Не требуя никаких дополнительных действий, приложение по установленному расписанию рассылает поручения ответственным сотрудникам. Все необходимые отчеты сохраняются в специальной папке, обратиться к ней генеральный директор может в любое время.

Впечатления

Марданова Дания Равилевна, начальник правового управления ГК «ОЙЛЭКТ»:

«Нам удалось объединить в единую информационную среду все подразделения компании, упорядочить внутрикорпоративный документооборот. Еще полгода назад регистрация документов велась в каждом филиале отдельно в виде Excel-файлов, сегодня вся работа ведется в системе электронного документооборота. Отдельно хочется отметить подход команды внедрения к работе, нацеленность на результат и умение справляться со сложностями не в ущерб срокам проекта. Так, например, специалисты МайТэк структурировали и объединили три разрозненные базы 1С в одну. Совместными усилиями создан эффективный инструмент для целей бизнеса».

Результаты

Проект стартовал в сентябре 2015 года, спустя 4 месяца сотрудники ГК «ОЙЛЭКТ» уже могли оценить результаты. На сегодняшний день в системе Directum работают все подразделения компании, всего порядка 200 сотрудников. Поток бумажных документов между филиалами значительно сократился, поэтому риск их утери сведен к минимуму. Уже сегодня сотрудники отмечают ускорение бизнес-процессов, а руководители – прозрачность процессов и рост исполнительской дисциплины.

Перспективы

Руководство ГК «ОЙЛЭКТ» планирует продолжить функциональное развитие Directum и автоматизировать ряд новых, значимых для компании, процессов.