Управление электронными документами

Базовый модуль системы электронного документооборота Directum.

Обеспечивает полный жизненный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск. Электронная подпись, права доступа, история обращения к объектам системы гарантируют безопасность и конфиденциальность информации.

Для быстрого знакомства с возможностями модуля «Управление электронными документами» смотрите видеоролик

Создание и ввод документов в СЭД

Однотипные документы могут создаваться из заранее подготовленных шаблонов, которые актуализируются в системе в случае изменений. Ряд типовых документов может создаваться автоматически на основе макетов за счет конструктора и мастеров действий.

Набор служб ввода (Directum Capture Services) облегчает массовое занесение документов в систему с внешних источников (сканеров, МФУ, факсов, папок файловой системы, почтовых серверов и т.д.) и обеспечивает их первичную обработку, например, распознает содержание и реквизиты.

Поддержание жизненного цикла и версионности

Для каждого вида документа предусматривается свой жизненный цикл. Документы в системе проходят необходимые стадии в соответствии с установленными правилами. А история работы позволяет видеть кто и когда к ним обращался.

Каждый документ может иметь неограниченное количество версий. Они помогают хранить изменения, вносимые в документ, и одновременно избегать обращения к устаревшей информации.

Состояние электронного документа и его версий

Организация хранения электронных документов

Документы в системе представлены в виде ссылок, которые располагаются в папках и могут быть отправлены задачей или по электронной почте, корпоративному мессенджеру или иным способом. Пользователям документы доступны в соответствии с предоставленными правами.

Модуль использует возможности хранилищ СУБД, а также файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема и создания долговременного электронного архива документов (Directum File Storage Services).

Безопасность и конфиденциальность данных

Для каждого документа СЭД настраиваются права доступа (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа). Также может быть дополнительно настроено шифрование. Все действия пользователей протоколируются в истории работы.

Работа с электронной подписью

Электронная подпись (ЭП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.

В целях повышения безопасности данных закрытые ключи, используемые для подписания документов Directum, рекомендуется хранить на съемных носителях: на смарт-картах или токенах (Рутокен, eToken или JaCarta). Безопасность обеспечивается тем, что подписание производится непосредственно на съемном носителе, закрытый ключ при этом недоступен. Токены сертифицированы ФСБ и ФСТЭК, поэтому, ЭП, установленная на документ с их помощью считается квалифицированной.

Возможности поиска электронных документов

При создании документа в системе создается карточка с его реквизитами. Поиск может осуществляться как по заданным реквизитам, так и по тексту документа с учетом словоформ (полнотекстовый поиск).

Окно поиска содержит список последних открытых документов для быстрого обращения к актуальной информации. Доступны и преднастроенные поиски, например, по организации, за период и т.д.

Возможности поиска электронных документов