DIRECTUM: Управление совещаниями и заседаниями

Решаемые бизнес-задачи

Менеджер, участвующий в нескольких проектах, может проводить на совещаниях до 6 часов в день. Тем не менее, около 20% поручений, выдаваемых после совещаний, остаются невыполненными. Такое положение вещей требует решения.

Правильная организация совещаний предполагает оповещение участников о месте и времени, ознакомление с повесткой, определение временных рамок проведения, а по итогам встречи — фиксацию протокола и контроль выполнения всех поручений.

Для построения эффективной работы с совещаниями создано специализированное бизнес-решение — "DIRECTUM: Управление совещаниями и заседаниями".

Решение позволяет оптимизировать или выстроить процесс от согласования даты, места и повестки совещания до контроля исполнения поручений по принятым решениям.

Комплексный подход к автоматизации управления совещаниями позволяет лучшим образом решать ключевые задачи:

  • на этапе организации — подготовку и согласование повестки, определение участников, времени и места, своевременное оповещение участников;
  • на этапе проведения — фиксацию принятых решений, автоматическое формирование и согласование протокола, оповещение об утверждении протокола участников и заинтересованных лиц;
  • на этапе исполнение решений — рассылку поручений исполнителям, контроль исполнения поручений, формировать отчеты для анализа состояния решений по совещаниям.

Работа с бизнес-решением

Выбирайте удобный сценарий подготовки совещания

Собрание в Outlook с синхронизацией в DIRECTUM

Собрание привычно планируется в Outlook и за счет интеграции модуля с Exchange переносится в DIRECTUM.

Синхронизация с DIRECTUM
Синхронизация с DIRECTUM

Синхронизация собраний Outlook в DIRECTUM не обязательна, но предоставляет дополнительные возможности для работы с модулем: формирование повестки, рассылка материалов совещания участникам, оформление и согласование протокола, контроль исполнения поручений по совещанию.

Подготовка совещания в DIRECTUM

Второй сценарий подойдет, если в организации не используется Exchange.

В этом случае создать совещание можно с помощью мастера действий

Окно мастера действий
Окно мастера действий

Также совещание может быть создано непосредственно в справочнике «Совещания и заседания» – организатор или секретарь создает запись в справочнике, указывает в карточке основные параметры: тему, дату и место проведения, планируемую продолжительность, повестку, состав участников и т.д.

Карточка совещания
Карточка совещания

Далее в несколько кликов за счет наличия типового маршрута (возможностей workflow системы DIRECTUM) запускается предварительное согласование совещания. Это гарантирует прохождение согласования в определенной последовательности с контролем сроков.

По результатам предварительного согласования можно еще до начала совещания скорректировать повестку, список участников и другие параметры.

В итоге бизнес-решение позволяет исключить срывы из-за неготовности сотрудников или их отсутствия на рабочем месте.

При необходимости можно расширить состав участников совещания, включив в список сотрудников внешних организаций. Интеграция решения с Microsoft Outlook позволяет автоматически сформировать письмо-приглашение.

Ответственное протоколирование совещания

Секретарь фиксирует итоги, принятые решения, открытые вопросы для включения их в протокол совещания.

Протокол формируется автоматически на основе данных карточки. При этом его шаблон может быть настроен в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Протокол совещания
Протокол совещания

Созданный протокол автоматически рассылается участникам совещания на согласование и подписание.

Согласование протокола в электронном виде и утверждение его электронной подписью (ЭП) ускоряет процедуру и позволяет быстрее довести до сотрудников принятые решения.

Контроль исполнения решений

Автоматизация управления совещаниями и заседаниями в DIRECTUM исключает ситуации неисполнения принятых и запротоколированных решений.

Сотрудник, назначенный контролером за исполнением решений совещания, всегда может отследить ход исполнения, используя возможности работы с поручениями модуля «Канцелярия».

Планировать совещания и оценивать их эффективность позволяют различные аналитические отчеты.

Отчет о проведенных совещаниях за период Отчет о проведенных совещаниях за период

Эффект от автоматизации организации совещаний

Внедрение бизнес-решения позволяет получить следующие ключевые преимущества:

  • обеспечивается безопасность работы по конфиденциальным совещаниям;
  • упрощается контроль исполнения принятых решений;
  • упрощается возможность планирования участия в совещаниях;
  • ускоряется поиск документов, относящихся к совещанию (повестка, подборка материалов, протокол и др.);
  • сокращается длительность подготовки и согласования повестки и протокола совещания;
  • минимизируется количество бумажных копий документов.