DIRECTUM: Управление договорами

Решаемые бизнес-задачи

100% компаний работают с договорами, а их общее количество составляет от 10 до 25% всех документов — это договоры, приложения, допсоглашения, протоколы, счета на оплату, акты и так далее.

Автоматизация работы с договорными документами очень важна. Она снижает риски по задержкам выполнения условий и оплат, разгружает ключевых сотрудников, обеспечивает финансовую стабильность. Поэтому компания DIRECTUM предлагает специализированное бизнес-решение «DIRECTUM: Управление договорами», закрывающее все этапы от подготовки и согласования документов до контроля возврата оригиналов и исполнения всех обязательств.

Внедрение «Управления договорами» гарантирует:

  • ускорение создания договоров на основе шаблонов и согласование в рамках типовых маршрутов;
  • централизованную регистрацию, своевременную отправку контрагентам и контроль возврата;
  • хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств и архивное хранение в дальнейшем;
  • контроль исполнения всех обязательств в отведенные сроки;
  • оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и тексту;
  • формирование комплектов документов по каждому договору и навигация по ним;
  • подготовка отчетности в различных разрезах.

Чтобы узнать больше об эффекте от внедрения «Управления договорами», запросите бесплатную консультацию специалиста компании DIRECTUM или продолжите самостоятельное изучать бизнес-решение.

Работа с бизнес-решением

Быстрая подготовка проекта договора

Документ создается в системе на основе шаблона или копированием существующего документа (из локального файла или электронного письма, с факса или потокового сканера с помощью служб DIRECTUM Capture Services).

Актуальные шаблоны гарантируют высокую скорость подготовки и согласования документа.

Прозрачное согласование

Проект договорного документа отправляется на согласование по настроенному типовому маршруту. Это гарантирует соблюдение строго определенной процедуры (задается для каждой категории договорных документов, может изменяться в зависимости от ключевых параметров документа, например, таких как сумма и т.п.).

В процессе согласования используется ЭП, позволяющая визировать и утверждать документы, что гарантирует их неизменность и авторство подписи.

Схема маршрута задачи Ответственный сотрудник всегда может контролировать ход согласования.

Процесс согласования может также отражаться в специальном отчете «Лист согласования», который содержит итоговые подписи и замечания визирующих.

Лист согласования договорного документа
Лист согласования договорного документа

Регистрация и учет договоров в системе

Создание в системе договорного документа автоматически приводит к его регистрации, так же автоматически создается новая запись в справочнике «Договоры». При этом будет создан регистрационный номер по настроенному формату.

Карточка договора с основными реквизитами
Карточка договора с основными реквизитами

Информация в справочнике является структурированным контентом, что существенно облегчает возможности поиска и анализа данных.

Документы, относящиеся к определенному договору, связываются. Сотрудники в любой момент времени могут быстро получить доступ ко всему набору договорных и сопутствующих документов.

Связанные документы
Связанные документы

Удобство архива документов в СЭД

Хранение образов документов в системе облегчает их поиск, позволяет знакомиться с историей работы с ними, просматривать комплекты документов, относящиеся к конкретному договору.

Единое место хранения электронных документов гарантирует удобство работы специалистов ключевых отделов: закупок, продаж и так далее.

Контроль исполнения обязательств

В карточке договора имеется возможность определения и задания этапов с указанием дат начала и завершения каждого этапа. Это позволяет отслеживать сроки и содержание работ.

Занесение этапов договора
Занесение этапов договора

Ответственный сотрудник компании может получать уведомления о наступлении конкретных этапов, чтобы обеспечивать своевременное исполнение обязательств по каждому договору и контролировать их исполнение.

Анализ в разных разрезах и отчетность

Единый реестр (справочник в системе), связывание документов, обязательное соотнесение договора с контрагентом и прочие преимущества структурирования контента позволяют подробно анализировать данные и в несколько кликов составлять отчеты в различных разрезах.

Пример автоматически сформированного отчета
Пример автоматически сформированного отчета

Интеграция с ERP

Готовый набор коннекторов и веб-сервисов DIRECTUM позволяет интегрировать бизнес-решение с различными ERP-системами (SAP R/3, Microsoft Dynamics AX, 1C:Предприятие 7.x, 8.x, Галактика ERP и др.). Такая интеграция обеспечивает сквозную синхронизацию справочников (например, «Контрагенты»), позволяет избежать двойного ввода данных, а также дает возможность просматривать из ERP-системы текст договора, хранящегося в DIRECTUM.

Таким образом, каждый специалист компании может работать с договорными документами из-под интерфейса той системы, к которой привык.

Бизнес-эффект

За счет внедрения бизнес-решения «DIRECTUM: Управление договорами» уменьшаются риски срыва сроков согласования, а также гарантируется своевременное исполнение обязательств.