DIRECTUM: Кадровое делопроизводство

Решаемые бизнес-задачи

Персонал является одним из ключевых ресурсов любого предприятия, поэтому от грамотного управления персоналом во многом зависит эффективность работы предприятия в целом.

Бизнес решение "DIRECTUM: Кадровые процессы" предназначено для решения задач, направленных на поддержку кадровых процессов и документооборота, реализацию кадровой политики, повышение прозрачности работы с персоналом.

Бизнес-решение "DIRECTUM: Кадровые процессы" направлено на решение следующих бизнес-задач:

  • Организация процесса подбора кадров: сбор и утверждение заявок на персонал подразделений, формирование списка вакансий, публикация на сайте компании или передача в кадровое агентство, организация собеседований и оценка кандидатов до приема на работу.
  • Контроль завершения испытательного срока.
  • Организация процессов приема и увольнения персонала: контроль прохождения необходимых инструктажей при приеме сотрудников, выдача пропусков, создание учетных записей автоматизированных систем и т.п.; организация процесса увольнения: формирование обходного листа, контроль окончательного расчета с работником, передача полномочий, задач, документов.
  • Организация процессов перевода и назначения персонала: контроль изменения данных для расчета заработной платы, прав доступа к базам данных и программному обеспечению, организация нового рабочего места сотрудника.
  • Организация процессов согласования кадровых документов.
  • Согласование и учет командировок.
  • Создание и поддержание в актуальном состоянии на портале компании электронного справочника сотрудников, содержащего служебный телефон, местонахождение, фотографию сотрудника.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, служба управления персоналом, служба безопасности. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений.

Подбор персонала

Заявки на поиск новых сотрудников создаются автоматически и отправляются руководителям подразделений с определенной периодичностью.

Руководителю при получении задания нужно лишь дозаполнить вложенную заявку, после чего заявка будет отправлена на согласование вышестоящему руководителю и руководителю высшего звена. Автоматическое создание заявок позволяет сократить время руководителей на их оформление.

Заявки на поиск новых сотрудников
Заявки на поиск новых сотрудников

После утверждения заявки автоматически создаются записи справочника Вакансии. Из карточки вакансии можно просмотреть всех подходящих кандидатов из справочника Кандидаты на работу. Вакансия закрывается автоматически после принятия требуемого количества сотрудников.

Карточка вакансий
Карточка вакансий

На основании действующих вакансий сотрудники кадровой службы организуют работу по поиску и приему кандидатов. Данные о кандидатах удобно хранить в справочнике Кандидаты на работу. В этом же справочнике фиксируются этапы работы с кандидатами. Отслеживать выполнение этапов работы с кандидатом позволяет автоматическая рассылка напоминаний ответственным.

Карточка кандидатов на работу
Карточка кандидатов на работу

Прием работника. Для оформления нового работника сотрудник кадровой службы запускает задачу по типовому маршруту "Прием нового работника". В ходе маршрута по данным кандидата автоматически создается новый работник.

Контроль испытательного срока. При приближении даты окончания испытательного срока работника руководителю сотрудника и руководителю кадровой службы автоматически отправляются напоминания.

Перевод работника. Для выполнения процедур, связанных с переводом сотрудника, отправляются подзадачи соответствующим специалистам.

Увольнение работника. Для выполнения процедур, связанных с увольнением сотрудника, отправляются подзадачи соответствующим специалистам. При завершении типового маршрута запись в справочнике Работники автоматически закрывается.

Утверждение заявления сотрудника. Для оформления и утверждения заявления на отпуск/отгул или увольнение сотрудник создает документ с типом карточки электронных документов Заявления.

Карточка заявления
Карточка заявления

Затем сотрудник отправляет созданное заявление по типовому маршруту "Утверждение заявления" для согласования с непосредственным руководителем и руководителем высшего звена.

Работа с показателями эффективности. Для анализа кадровых процессов могут использоваться показатели эффективности. Показатели эффективности отображаются на контрольной панели.

Управление показателями эффективности Управление показателями эффективности

Бизнес-эффект

Внедрение бизнес-решения "DIRECTUM: Кадровые процессы" позволяет достичь следующего эффекта:

Для высшего руководства:

  • сократить затраты рабочего времени на прием, увольнение, аттестации сотрудников и т.д.;
  • уменьшить риски потери кадровых документов;
  • снизить риски, связанные с не прохождением требуемых инструктажей и недооформлением обязательных документов при приеме, переводе, увольнении сотрудников.

Для службы управления персоналом:

  • упростить формирование, актуализацию и публикацию списка вакансий;
  • оптимизировать процессы работы с кандидатами и закрытия вакансий;
  • увеличить скорость доступа к копиям кадровых документов.

Для службы безопасности:

  • повысить внутреннюю безопасность работы с кадровыми документами;
  • обеспечить своевременную выдачу пропусков.

Для руководителей среднего звена:

  • упростить процедуру передачи работ и полномочий между сотрудниками;
  • упростить и ускорить процедуры подачи заявок на персонал и утверждения командировок.

Для всех сотрудников:

  • ускорить процедуры получения пропусков, доступа к автоматизированным системам;
  • ускорить и контролировать утверждение заявлений;
  • упростить поиск контактных данных сотрудников.

Для объективной оценки эффективности кадровых процессов при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели.

Показатель эффективности Единица измерения
Средняя продолжительность поиска кандидата Рабочие дни
Средняя продолжительность поиска кандидата в разрезе ответственного Рабочие дни
Количество принятых сотрудников за период Люди
Средняя продолжительность испытательного срока уволенных на испытательном сроке Рабочие дни
Процент принятых на постоянную работу после испытательного срока %
Продолжительность процесса утверждения командировок в процентах от плановой %
Процент просроченных отчетов о командировках %
Продолжительность процесса приема сотрудника в процентах от плановой %